«Осенний документооборот»: мобильные руководители, СЭВ и сила принуждения

Надежды и подводные камни «электронного правительства»

Создание «электронного правительства» напрямую «завязано» на развитие межведомственного электронного документооборота и ЭД вообще: в своей практической реализации «электронное правительство» на 95% - именно электронный документооборот. Власть предержащие активно развивают эту тему – их интерес к электронному документообороту стал особенно заметен в последние два года. Ведущий  эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы» Наталья Храмцовская объясняет, что интерес государства и власти к созданию «электронного правительства» не случаен: с его помощью будут достигнуты такие цели, как укрепление существующего политико-экономического строя; обеспечение политической, экономической и военной безопасности, борьба с терроризмом; повышение конкурентоспособности национальной экономики – и, как следствие, большое значение имеет повышение эффективности государственной машины и её преобразование – в первую очередь, благодаря внедрению ИКТ.

При этом Наталья Храмцовская считает, что в России существуют особенности, которые можно и нужно использовать при внедрении ЭД и создании электронного правительства. В первую очередь, это сильная центральная власть, во-вторых - понимание того, что интересы общества важнее интересов индивидуума, а также традиционное для России использование не только убеждения, но и принуждения (естественно, в соответствии с действующим законодательством). Кроме того – что также очень важно – Россия имеет возможность использовать зарубежный опыт, не повторяя ошибок уже прошедших этот путь стран.

«Все это позволяет сделать быстрый рывок вперед, при наличии политической воли высшего руководства и необходимых ресурсов», - делает вывод Наталья Храмцовская, и уточняет: «Опыт показывает, что чрезмерное увлечение демократическими подходами сводит на нет эффективность электронного правительства. Если мы не будем ликвидировать устаревшие каналы оказания услуг, то государство просто будет нести дополнительную нагрузку, при этом никакого большого счастья получателям услуг не будет».

За последний год государством был принят ряд законодательных актов, которые должны стимулировать развитие ЭД и создание «электронного правительства». Одной из наиболее важных законодательных инициатив стал принятый 27 июля 2010 года пакет федеральных законов, вносящий небольшие, но существенные изменения в ряд законодательных норм: в АПК, Налоговый кодекс, Закон о персональных данных, Закон об архивном деле и пр. Кроме того, в ближайшее время может быть принят Закон об электронной подписи, который также повлечет ряд изменений. В идеале все это должно позволить чиновникам и бизнесу, а также простым гражданам значительно шире использовать электронный документооборот, услуги «электронного правительства» и пр. «Движение ускорилось ещё осенью прошлого года, а летом 2010 года произошла тихая электронная революция. Вероятно, в ближайшее время мы увидим её продолжение», - полагает г-жа Храмцовская. 

Однако уже сейчас, по ее мнению, возникает определенная опасность: ведь в зарубежной практике никто не идет на создание отдельного законодательства для бумажных документов  и отдельного - для электронных. Законы в этих странах говорят, что документ может создаваться в любой форме, если прямо не установлено иное. А в российском законодательстве по сути возникает противопоставление письменной и электронной формы документа. В итоге может получиться так, что в каждом конкретном случае для использования электронного документа придется отдельно прописывать эту возможность в соответствующем законе. Другая проблема – это непрекращающееся появление в отечественных госорганах новых форм бумажных документов (а, например, в США при переходе к «электронному правительству» был принят Закон о сокращении бумажного документооборота в государственных органах, который предусматривал жесткие ограничения  на введение новых бумажных форм).

Существует и еще одно направление развития - пришло время создавать электронные архивы юридически значимых документов. «Все более широкое использование электронных документов заставляет задуматься об их надежном хранении в течении установленных сроков», - считает Наталья Храмцовская. – «Пора переработать законодательно-нормативную базу и регламентировать как архивное хранение государственных электронных документов, так и хранение электронных документов в организациях».

Два странника вечных – планшет и мобильник

Новые законодательные веяния  и интерес первых лиц страны словно дали рынку СЭД второе дыхание. Впрочем, такая тенденция, как стремление к максимальной мобильности, присутствует не только в отрасли СЭД, а вообще в ИКТ-сфере. Спрос на мобильные решения, позволяющие не выпадать из рабочего процесса вне офиса, сейчас колоссален. Так что ничего удивительного нет в том, что создатели систем электронного документооборота стараются идти в ногу со временем, разрабатывая подобные решения для своих клиентов. Однако среди отечественных компаний создать работающий продукт пока удалось только ЭОСу.

При этом ЭОС разработал сразу два продукта – один, «Мобильный кабинет», для более массового пользователя, а второй, Автоматизированное рабочее место руководителя, как следует из названия, предназначен для чиновников и менеджеров высшего звена. Официальный запуск обоих мобильных решений намечен на конец 2010 или начало 2011 года, но уже сейчас в ЭОС надеются, что спрос будет весьма высок.

Мобильный кабинет призван обеспечить работу с документами системы «ДЕЛО» при помощи мобильных устройств через электронную почту. Получив сообщение на мобильное устройство, пользователь может просмотреть присланный документ и проект резолюции, просмотреть мета-данные документа (напр., автор, дата, номер и т.п.), скорректировать и утвердить проект резолюции, завизировать документ, просмотреть присланные в сообщении файлы, ввести отчет об исполнении поручения, ввести новую резолюцию на документ или добавить файлы.

Особенность решения – для его использования по сути достаточно иметь мобильный телефон или смартфон с функцией получения и отправки электронной почты.

«Мобильный кабинет – это решение, работающее практически на любом мобильном устройстве, которое в состоянии обмениваться электронной почтой с сервером. Мобильный кабинет позволяет человеку, который находится вне офиса, выполнять ключевые функции работы с документами», - объясняет заместитель генерального директора Компании «ЭОС» Юрий Назаров. Все «команды» в «Мобильном кабинете» отдаются путем простой постановки символов в тексте электронного письма.

АРМ Руководителя имеет значительно более широкий спектр задач и реализует все сценарии работы с документом для руководителей с помощью планшетных устройств.

Среди ключевых возможностей АРМ Руководителя - работа в кабинете и вне его на одном устройстве (планшетный компьютер или ноутбук), перьевой, клавиатурный и аудио ввод информации, электронная цифровая подпись документов, резолюций и виз, автоматизация работы помощников и, при необходимости, оффлайновая работа.

«АРМ Руководителя – это продукт, в котором руководитель работает постоянно: как в офисе, так и вне его. Программа установлена на устройство (планшетный ПК), с которым человек, по сути, не расстается – а поскольку это так, АРМ Руководителя обеспечивает пользователю максимальный комфорт. В решении поддерживается полноценная работа тачскрина: например, можно рассмотреть документ и дать по нему поручения, не задействуя клавиатуру и не пользуясь стилусом», - поясняет Юрий Назаров.

Для работы АРМ Руководителя требуется планшетный ПК с ОС Windows 7 и установленным MS Office 2010, предусмотрена тесная интеграция с MS Word и Outlook.

АРМ Руководителя практически не генерирует собственного трафика – в основном трафик создается за счет передачи документов и голосовых файлов (последнее - в случае, если пользователь будет надиктовывать поручения и примечания к документу при помощи голосового ввода). Потенциальный потребитель АРМ Руководителя – это любая организация, в которой более 20-30 рабочих мест, автоматизированных системой «Дело». Еще одной особенностью решения стала сосредоточенность на контенте и простоте интерфейса с минимальным представлением пользователю метаданных документа.

Сейчас оба решения работают с системой «Дело». В дальнейшем АРМ Руководителя может быть интегрирован также с EOS for Sharepoint.

Держа руку на пульсе

Наличие адекватной информации о процессе подготовки нужного документа в стороннем ведомстве или организации – это вопрос не только эффективного взаимодействия, но и, зачастую, сохранения своего рабочего места. Если на «высшем уровне» такую информацию долженствует обеспечивать проект МЭДО, то для коммерческих структур и правительств регионов требуется свое решение – именно таким продуктом стал СЭВ (Сервер электронного взаимодействия).

Среди возможностей новой разработки ЭОС - автоматическая регистрация документов, их отправка с резолюцией и без, развитый аппарат докладов (регистрация, резолюции, пересылки, отправка в иные организации и т.п.), мощная система настроек и фильтров докладов, обслуживание вертикального и горизонтального взаимодействия, а также – и это крайне важно - возможность интеграции с другими СЭД.

СЭВ должен обеспечить взаимодействие между госструктурами или распределенными коммерческими структурами, активно обменивающимися документами. Например, чиновник из аппарата правительства субъекта Федерации, посылая запрос на составление отчета в нижестоящее ведомство, может четко отслеживать, в каком состоянии находится его запрос и оперативно влиять на процесс его подготовки. При необходимости вторая сторона может настроить систему фильтров, «показывая» партнеру лишь часть процесса работы с документом (это актуально, например, для двух разных коммерческих структур, объединенных при помощи СЭВ).

Комментируя появление новых продуктов, генеральный директор компании ЭОС Владимир Баласанян отметил: «До сих пор в схеме развития ЭД в России был определенный изъян: можно было как угодно глубоко автоматизировать предприятие или организацию, но обмен между организациями был бумажный, и это приводило к тупику. Вторая проблема: руководители не работали в СЭД, подписывая документы в основном на бумаге. Сейчас Президент потребовал, чтоб межведомственный документооборот был электронным – и правительство начало методично решать эту проблему. В русле этих тенденций мы предложили два решения: одно из них - АРМ Руководителя, где пользователь может просматривать, редактировать и подписывать документы, вообще не разбираясь в тонкостях работы системы. То есть документы могут рождаться в электронном виде.

Следующий момент касается значительно более широкого круга людей – это мобильное решение. Сейчас одной из реалий информационного общества является наличие почти у каждого человека мобильного телефона. Так почему же нам не использовать мобильный телефон для работы с документами? Если работник, необязательно высокого уровня, просто не находится на рабочем месте (например, он на совещании) – почему при этом он не может получить документ по электронной почте и высказав свое мнение, отправить его обратно? Решить такие задачи и помогает «Мобильный кабинет».

Другая проблема или задача развития – отправка документов вовне, взаимодействие ведомств, контроль за документом. Это не проблема только госорганизаций, ее решение точно так же нужно и распределенным корпоративным структурам. Именно ее призван решать новый продукт – СЭВ».

Подводя итоги

Говоря о результатах года, Владимир Баласанян не скрывает удовлетворения: «Я позитивно оцениваю нынешнюю ситуации в отрасли со всех точек зрения. Что касается нашей компании: фактически всю прибыль мы вкладывали в развитие, и сейчас, когда электронный документооборот стал реально востребованным, мы оказались готовы. У нас появились наиболее актуальные решения: электронный офис руководителя и межведомственный документооборот, а кроме того, реализованы возможности использования наших систем для оказания электронных услуг. О наших успехах говорят цифры: в период кризиса рост реализации продуктов компании составил 25 %, а за 9 месяцев этого года – 40 %. Конечно, отчасти это связано с ростом рынка, но и наша доля увеличивается». Вторая хорошая новость – родом из будущего: это скорое подписание Президентом закона о льготах для компаний-разработчиков ПО.

С другой стороны, по словам г-на Баласаняна, позиция государства серьезно способствовала развитию отрасли: власть взялась за регулирование работ с электронными документами, инициировала целый ряд изменений в законодательстве и тем самым увеличила спрос на системы. «Кроме того, личный пример первых лиц государства, которые работают в системах электронного документооборота, совершенно очевидно, сыграл очень большую роль в популяризации СЭД и для ведомств, и для регионов», - добавляет он.

 «Основная задача, на которой в сфере ЭД должно сосредоточиться государство, это организация межведомственного электронного документооборота и разработка стандартов для него. И в последние год-два дело сдвинулось с мертвой точки - государство начало играть активную роль в развитии электронного документооборота», - резюмирует Владимир Баласанян.