«Сода» перешла на электронный документооборот

ОАО «Сода» — одно из крупнейших предприятий химической промышленности России, объединяющее несколько производств, выпускающих более 35 наименований химической продукции и товаров бытовой химии. Для эффективного развития и повышения конкурентоспособности «Сода» реализует различные инвестиционные и инновационные программы. Решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) было тщательно продуманным: рассматривались и оценивались по разным критериям практически все представленные на рынке системы. В результате была выбрана система DIRECTUM как наиболее полно отвечающая требованиям компании «Сода».

Основными задачами проекта являлись ускорение процесса документооборота на предприятии, оптимизация взаимодействия между сотрудниками, упрощение контроля над исполнением поручений и упорядочивание работы с документами в целом.

В рамках первого этапа, к началу 2009 года были автоматизированы такие бизнес-процессы, как регистрация входящих документов и вынесение резолюций, работа с исходящими документами и договорами, а также процесс согласования договоров. Затем, в 2010 году специалисты АйТи выполнили работы, направленные на расширение функционала системы электронного документооборота. В частности, была автоматизирована работа со служебными записками, приказами и распоряжениями, а также процесс подготовки и проведение совещаний. Для удаленных пользователей была организована возможность работы с документами через web-интерфейс.

Кроме того, для хранения документов в ходе реализации проекта был создан электронный архив с использованием базы данных и службы файловых хранилищ. Для этого в системе организован общий ресурс, где каждый пользователь может сохранять документы, разграничивая права доступа к ним. Для облегчения поиска электронного документа по его бумажной копии используется технология быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID, которая предполагает маркировку бумажных документов с помощью штрих-кодов.

Начальник управления информационных технологий «Соды» Владимир Коломиец отметил: «Внедрение СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах нашей компании перед другими игроками рынка. C автоматизацией документооборота произошло ускорение информационных потоков, что наилучшим образом повлияло на функционирование всего предприятия».