Документ-сканеры – ключ к управлению документооборотом

В последние годы вследствие растущей значимости современных методов управления бизнес-процессами роль сканеров претерпела существенные изменения. Теперь все чаще бизнес-процессы используют цифровые инструменты, которые позволяют увеличить эффективность работы и продуктивность бизнеса. Для обеспечения максимально эффективных информационных потоков все приложения в процессе сканирования должны быть полностью интегрированы – вся бумажная документация должна вовремя оцифровываться, чтобы ее можно было с легкостью использовать в остальных бизнес-процессах. И именно здесь на сцене появляются документ-сканеры – их можно сравнить с интерфейсом между физическим и цифровым миром.

Новая роль, отведенная документ-сканерам, возникла вместе с изменением условий – в частности, теперь сканеры переместились из служебных помещений на рабочие столы сотрудников. Все это обусловлено тем требованием, что бумажные документы должны быть оцифрованы и интегрированы в бизнес-процессы в максимально сжатые сроки, иногда даже до завершения встречи с заказчиком.

Постепенно проникая в кабинеты все новых сотрудников, сканеры теперь должны удовлетворять все новым требованиям. Они должны занимать минимум места, при этом работать быстро и бесшумно, и, что важнее всего, они должны быть простыми в использовании. Кроме того, они должны быть готовы к работе практически моментально, без необходимости ожидания, пока сканер "разогреется". По мере увеличения использования сканеров, внедрение интеллектуальных энергосберегающих функций также является безусловным преимуществом. Именно поэтому переход на светодиодные лампы стоит на повестке дня ближайших двух-трех лет.

Однако, с появлением новых задач, которые должны выполнять современные сканеры, изменились не только требования, предъявляемые к самим устройствам. Изменились и требования к компаниям-производителям этих сканеров – теперь эти предприятия отвечают за ключевой элемент процесса управления документооборотом, то есть они должны разработать и представить пользователям нечто большее, чем просто сканер. По сути производители сканеров становятся поставщиками решений, которые настраиваются под требования заказчиков. Производители должны в полной мере понимать потребности своих заказчиков, и представить решения, обеспечивающие заказчикам оптимальные средства для выполнения своих бизнес-задач. В результате производители сканеров все активнее работают с системными разработчиками, обладающими опытом и знаниями в области управления документооборотом.

Кстати, среди всех европейских стран эта тенденция более всего развита в Германии. Пользователи в Германии были в числе первых, кто переместил сканеры из служебных помещений на рабочие столы. Отчасти это объясняется наличием в стране большого числа софтверных вендоров, специализирующихся на создании систем документооборота для средних компаний, которые занимают значительную долю рынка.

Для PFU, которая занимает лидирующее положение на рынке настольных сканеров и на долю которой приходится более 50% рынков настольных сканеров и чуть менее 50% всего рынка сканеров, эта тенденция открывает возможности чтобы занять новую нишу – рынок управления корпоративным контентом. Так или иначе, у поставщиков сканеров имеется небольшое, но бесценное психологическое преимущество, ведь сканеры, пожалуй, являются самым простым и понятным элементом в процессе управления документооборотом. В результате, внедрение систем управления документооборотом зачастую начинается со сканера – устройства, объединяющего электронные данные, бумажные документы и человека.