Электронный документооборот: государство разбудило бизнес

Рынок систем документооборота за последнее время фактически вышел на новый уровень. Если изначально СЭД были вспомогательными системами, ориентированными, прежде всего, на оптимизацию бумажного документооборота, то сейчас эти системы стали самодостаточными и полноценными инструментами работы. С одной стороны, причины таких перемен кроются в инициативах регулятора, способных не только легализовать электронные документы, но и направить существенные инвестиции в развитие отрасли.

С другой стороны, влияние оказывает и человеческий фактор, который  в данном случае  пошел на пользу рынку СЭД – вопреки традициям. Развитие web-среды и технологий привело к появлению руководителей новой формации, активно пользующихся Интернетом и разнообразными гаджетами и готовыми этот опыт применять в работе. При этом уже не достаточно просто внедрить систему электронного документооборота: возросшие потребности включают и МЭДО, и портальные решения.

Партнерская конференция ЭОС стала по сути индикатором ситуации на рынке: формат мероприятия претерпел существенные изменения. «Требования к компетенции наших партнеров в последнее время заметно выросли. Сейчас недостаточно просто внедрить СЭД: необходимо уметь программировать бизнес-процессы, договариваться с сотовыми операторами в рамках реализации мобильных решений, понимать, что такое МЭДО и каковы особенности целого ряда сторонних решений, таких как MOSS, - комментирует генеральный директор компании «Электронные Офисные Системы» Владимир Баласанян. – Кроме того, необходимо понимание юридических аспектов проекта. Все это и обусловило изменение формата нашей конференции: если раньше мы преимущественно рассказывали о наших новых продуктах и законодательных инициативах, то в нынешнем году мы фактически организовали бизнес-практикумы. Партнеры в ходе круглых столов смогли обсудить реализованные проекты и пути решения проблем, с которыми сталкивались. Со своей стороны мы постарались дать нашим партнерам понимание того, чего хотят клиенты, и инструменты для решения поставленных задач».

Закон - на улице натянутый канат

Переломным моментом в «легализации» электронного документооборота стал июль 2010 года, а точнее – 27 число, когда был принят пакет законов, вносящих изменения в ряд законодательных норм: в АПК, Налоговый кодекс, Закон о персональных данных, Закон об архивном деле и пр. - всего изменения внесены в 26 федеральных законов. В идеале изменения должны позволить чиновникам, бизнесу и простым гражданам значительно шире использовать электронный документооборот, услуги «электронного правительства» и пр. После принятия упомянутых нормативных документов началась работа по созданию на их основании серии подзаконных актов.

Затем, уже осенью и зимой 2010 года, принимается новый ряд законов, которые, в частности предусматривают осуществление юридически значимого электронного документооборота в регулируемых отраслях: «О таможенном регулировании» и «Об обязательном медицинском страховании». Наконец, 6 апреля 2011 года Президент РФ Дмитрий Медведев подписал ФЗ «Об электронной подписи», а также сопутствующий закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи». Согласно этому нормативному акту, планируется использование трех видов ЭЦП: простой, неквалифицированной усиленной и квалифицированной усиленной (они различаются по сложности формирования, уровню защиты и возможностям применения). По оценкам Минэкономразвития, простой ЭЦП будет достаточно для получения порядка 80 % электронных госуслуг (именно электронные госуслуги в первую очередь станут доступны гражданам – владельцам ЭЦП).

Процесс законодательных изменений продолжается и сейчас: в первом чтении приняты законопроект «О национальной платежной системе» (предусматривает использование электронного документооборота при проведении платежей), а также законопроект «О бухгалтерском учете», который предусматривает возможность ведения и хранения первичной бухгалтерской документации в электронном виде. Идет и обсуждение Закона о нотариате и нотариальной деятельности: этот документ поменяет всю систему нотариата в России, привлекая нотариусов к оказанию электронных госуслуг.

В ближайшее время произойдет объединение государственных баз, реестров, регистров и пр., и интеграция госструктур всех уровней. При этом на чиновников, отвечающих за оказание электронных услуг, будут давить как сверху (наказывая за неоказание услуги), так и снизу – для этого будет использоваться закон о доступе к госинформации.

Изменения в законах затрагивают не только госструктуры, но и бизнес: новые требования вынуждают компании переводить документооборот в электронный вид. Поэтому ведущий  эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы» Наталья Храмцовская считает, что в ближайшее время коммерческим предприятиям потребуется переход от систем учета документов к системам управления документами, поддерживающим, в т. ч., хранение, поиск, отслеживание сроков исполнения и хранения, уничтожение. Будет нужна поддержка в СЭД бизнес-процессов (договора, госзакупки, оказание госуслуг и т.д.), а также возможность работы с различными видами информации ограниченного доступа (персональные данные, инсайдерская информация, коммерческая тайна и др.). Например, закон об инсайдерской информации вводит необходимость электронного идентификатора, который свидетельствовал бы, что конкретный электронный документ содержит инсайд.

«Перемены только начались, - резюмирует Наталья Храмцовская. – В ближайшее время  стоит ожидать масштабных переделок нормативной базы». При этом в отсутствие единого регулирования законотворчества в этой области ведомства выпускают свои нормативы, положения которых могут вступать в конфликты между собой.

«Скорее рано, чем поздно появятся требования к системам хранения юридически значимых электронных документов и к СЭД, закупаемым госорганами», - добавляет г-жа Храмцовская.

Андроид с яблоком

Умные законы – вещь нужная, и их влияние на развитие ЭД оспорить трудно. Но участники рынка практически единодушны в том, что «важного начальника», будь то чиновник высокого ранга или топ-менеджер крупной компании, очень трудно, если не сказать «невозможно» заставить использовать обычный интерфейс системы ЭД. По наблюдениям экспертов рынка, первые лица редко пользуются СЭД, используя более простые инструменты – им просто неудобно и некогда осваивать сложный интерфейс. Следовательно, чтоб руководитель начал использовать функционал электронного документооборота, нужно упростить доступ к этому функционалу. К сожалению, такие понятия, как юзабилити и дизайн недостаточно проникают в среду корпоративных приложений.

И как ни странно, решение тут тоже подсказали первые лица нашего государства, ставшие законодателями мод в сфере использования мобильных устройств. При этом вездесущие планшетники могут стать не только статусным атрибутом, а вполне практичным бизнес-инструментом: многие разработчики СЭД быстро это почувствовали, и выпустили свои мобильные решения. В частности, у компании ЭОС уже достаточно давно имеется решение «АРМ руководителя», предусматривающее сочетание «заточенного» под руководящие должности функционала СЭД и простого интерфейса.

Однако здесь разработчики столкнулись с новой преградой: дело в том, что рынок планшетов под управлением ОС Windows 7 довольно узок, и высокие чины предпочитают относительно тяжеловесным и менее продвинутым в смысле экстерьера устройствам модный iPad. Тогда на выручку создателям СЭД пришла специалисты, создающие решения визуализации для бизнеса. В мае на конференции Docflow 2011 ЭОС представит решение, позволяющее работать в СЭД при помощи iPad. Разработчиком решения стала компания «Флексис», одним из направлений работы которой является создание инструмента дистанционного управления бизнес-процессами iDecide для iPad.

Впрочем, яблочный планшет не стал альфой и омегой для разработчиков: в ближайшее время появятся новые устройства от HP и Asus, а кроме того, возможно портирование мобильного решения на платформу Android.

Босс хочет MOSS

Помимо утилит для использования на мобильных устройствах, есть два, в общем-то, непреходящих тренда последних лет: портальные решения и SaaS. С первым у ЭОСа дела обстоят неплохо: система Enterprise Office Solution for SharePoint (EOS for SharePoint) считается одной из лучших, и спрос на данное решение сейчас очень высок. Кроме того, в активе компании имеется eDocLib - универсальная платформа управления документами и информацией  и взаимодействием персонала. Среди основных функций решения – управление документами, образами документов, электронными записями и данными,  рабочими процессами, веб- и мультимедиаконтентом. eDocLib, скорее всего, станет платформой, с которой ЭОС выйдет на зарубежные рынки (имеется в виду дальнее зарубежье), а вот аудиторию решений на базе MOSS компания планирует расширить за счет малого и среднего бизнеса: сейчас формируется выпуск решения на бесплатных службах MOSS. По словам директора компании «ЭОС Софт» Андрея Козлова, это будет полнофункциональное решение, которое при этом станет доступным для структур с небольшим количеством рабочих мест (целевая аудитория EOS for SharePoint начинается среди компаний, имеющих более 50 рабочих мест).

Другим направлением развития решений на базе MOSS станет создание коробочного продукта,  также расширение функционала: так, сейчас заказчиками востребованы такие опции, как интеграция с бухгалтерскими и HR-системами.

Что касается SaaS-услуг, здесь ЭОС рассматривает возможность партнерства с SaaS-провайдерами по предоставлению услуг на базе платформы eDocLib – точнее, прикладных систем на базе eDocLib. Такой вариант будет ориентирован на маленькие организации: например, тех же нотариусов, которые так ждали закона об ЭЦП. Для того, чтоб воспользоваться услугой, им понадобится по сути лишь доступ в Интернет и защищенное соединение.