ECM с «техническим» уклоном

Группа компаний «Проминтел Групп» является организация со сложной структурой, штаб-квартира которой расположена в городе Казань. В состав холдинга входят ЗАО «Проминтел-Агро» (эксклюзивный дилер сельхозтехники марок CLAAS, MacDon, Grimme, Amazone), ЗАО «Надежные Машины» (поставщик дорожной и строительной техники TEREX, AMMANN, Genie), ЗАО «Проминтел-Авто» (официальный дилер концерна Scania) и другие компании.

В ходе развития организации в структуре выделяются новые подразделения, к сотрудничеству с ней подключается все больше партнеров. В то же время усложняются внутренний документооборот и управление взаимодействием как между предприятиями холдинга, так и внутри них. В связи с этим руководство группы компаний приняло решение об автоматизации документооборота и приступило к ознакомлению с рынком ECM–систем.

Рабочая группа, сформированная из специалистов проектного отдела и ключевых бизнес-пользователей  «Проминтел Групп», в итоге остановила свой выбор на системе электронного документооборота и управления взаимодействием Directum, представленной компанией «Комплексные Технологии».

Внедрение решения Directum 4.6.1 в «Проминтел Групп» было начато в декабре 2010 года специалистами компании «Комплексные Технологии» совместно с рабочей группой, предоставленной заказчиком. Весь процесс внедрения занял четыре месяца.

На первоначальном этапе реализации проекта (декабрь – середина января 2010 года) силами консультантов компании «Комплексные Технологии» проводилось обследование предприятия, разрабатывались и согласовались проектные решения, проходило обучение членов рабочей группы. Рабочая группа в свою очередь обучала рядовых пользователей (середина-конец февраля 2010 года).

В период с конца февраля по конец марта были внедрены базовые модули решения Directum, а также модули «Канцелярия», «Управление договорами» и «Управление совещаниями». Осуществлялась автоматизация конкретных процессов, затрагивающих весь комплекс задач, связанных с договорной работой (преддоговорная работа, утверждение шаблонов типовых договоров, создание, согласование и исполнение договорных документов), регистрацией входящей и исходящей корреспонденции, исполнением поручений по регистрационно-контрольным карточкам. Также была проведена автоматизация процессов, связанных с работой по организационно-распорядительной документации, а также организации и проведению совещаний и контролю исполнения решений, принятых в ходе совещаний.

На данный момент в системе работает одновременно 50 человек, в целом же автоматизацией охвачено порядка 100 сотрудников, из них 7 директоров.

Усовершенствовать управление процессами учета и обмена данными на предприятии призван ряд технических новшеств. В частности, руководство группы компаний перешло на использование в своей повседневной практике планшетных ПК iPad, подключенных к системе с помощью веб-доступа. Благодаря этому представители руководящего звена «Проминтел Групп» получили возможность контролировать документооборот и процессы взаимодействия на предприятиях, находясь в командировках, за границей. Так, в режиме веб-доступа руководитель может согласовывать документы и формировать задачи для сотрудников. Документы бумажного архива теперь заводятся в систему с помощью поточного сканера, что существенно ускоряет процесс их регистрации.

На лето 2011 года запланирован второй этап расширения функционала системы – автоматизация согласования счетов на оплату. В настоящее время идут подготовительные работы – разработка технического задания. В течение летне-осеннего периода текущего года планируется переход предприятий холдинга на версию Directum 4.7.