TerraLink представляет проект внедрения системы автоматизации управления первичными платежными документами поставщиков компания «САБМиллер РУС»

Особенности структуры компании «САБМиллер РУС» связаны со спецификой производства, географией рынков и системой сбыта. Головной офис Компании находится в Москве. Производственные площадки расположены в Калуге, Ульяновске и Владивостоке. Численность сотрудников превышает 2000 человек по всей стране.

Доля Компании на российском рынке в денежном выражении составляет более 10%, в натуральном — почти 7%. Совокупный объем продукции, производимый«САБМиллер РУС» превышает 6 миллионов гектолитров в год.

Роан Каммингз, директор по финансам и контролю ООО «САБМиллер РУС», отметил следующее: «Благодаря полному переводу платежных процессов в электронный вид, включая этапы согласования и утверждения, внедрение системы позволило существенно сократить время обработки счетов. В связи с тем, что отпала необходимость пересылать оригиналы документов почтой по всей стране, а автоматизированные процессы системы позволили учитывать и контролировать каждый этап, повысилась эффективность, и усилился контроль. Улучшение этих показателей, в свою очередь, привело к сокращению числа сотрудников, вовлеченных в процесс обработки первичной финансовой документации, на 40%, сохранив при этом прежние объемы обработки документов (7000 комплектов в месяц)». 

Ситуация

Предпосылки внедрения Решения

За 10 лет успешной работы ООО «САБМиллер РУС»  на российском рынке объемы информации, поступающей от контрагентов, стремительно росли, и, как следствие, существенно увеличивались расходы компании на ее обработку.

Все это время Компания была вынуждена пересылать оригиналы документов из региональных отделений в головной офис - центр для дальнейшей обработки по почте. Это порой приводило к утере документов, а, в случае выявления ошибки в документе – необходимости отправки документа назад для исправления. Процесс оплаты счета мог занимать до шести месяцев, имели место потери документов, что в совокупности негативно сказывалась на экономических показателях и репутации в глазах контрагентов. Качество обслуживания Российских клиентов в этих условиях не соответствовало общекорпоративным стандартам.

Помимо московского офиса у Компании существует несколько заводов в России, в каждом из которых существовал свой отдел обработки первичной финансовой документации, однако единый стандарт обработки первичных документов отсутствовал. Это затрудняло контроль работы и снижало эффективность работы Компании в целом.

Во время проведения проверок и аудитов сотрудники бухгалтерии тратили много времени на поиск и подборку оригиналов документов в бумажном архиве, что приводило к увеличению сроков проверок, а также подвергало Компанию рискам штрафных санкций. Высококвалифицированные сотрудники неэффективно расходовали свое рабочее время.

Стратегическая цель Компании

Компания использовала время кризиса для того, чтобы проанализировать и существенно пересмотреть общую стратегия развития. Одним из приоритетных направлений развития Компании было признано сокращение внутренних расходов и повышение качества обслуживания клиентов. Создание системы автоматизации обработки платежных документов полностью отвечало общим стратегическим целям Компании – как в вопросах сокращения затрат, так и в вопросах улучшения обслуживания клиентов.

Планируемые изменения

Для достижения поставленных целей было необходимо осуществить переход от ручной обработки документов к автоматизированной обработке их электронных образов документов, а также обеспечить автоматизированное получение необходимой отчетности, предоставить средства контроля и мониторинга работы в целом.

Существующие в Компании бизнес-процессы, ориентированные на ручную обработку, не соответствовали столь масштабным целям и задачам Компании.

Таким образом, процесс внедрения Решения потребовал пересмотра и изменения следующих корпоративных процессов:

• Управление взаимоотношениями с клиентами;
• Управление взаимоотношений с поставщиками;
• Финансовое планирование
• Учет и обработка первичных финансово-хозяйственных документов
• и некоторых других

Вопрос о передачи всей обработки финансовой документации в единый центр финансового обслуживания (ЕЦФО) обсуждался в Компании задолго до начала проекта. Внедрение проекта по управлению платежными документами стало первым шагом и составной частью внедрения ЕЦФО, что существенно повысило эффективность процессов обработки информации в Компании.

По результатам проекта необходимо было достичь, в первую очередь, радикального сокращения накладных расходов, связанных с пересылкой бумажных документов из региональных отделений в центр на обработку, а также сократить период оплаты счетов.

Решение

Использованные технологии

Компания TerraLink предложила систему автоматизации управления первичными платежными документами поставщиков на базе продуктов SAP Document Access by OpenText (включая Archive Server by OpenText) и SAP Business Workflow.

Функциональность системы

Реализованное с помощью указанных компонент решение автоматизирует операции сканирования, архивирования образов первичных бухгалтерских документов, их последующей привязки к бизнес-объектам SAP ERP, а также управления корпоративным архивом оригиналов документов на бумажных носителях.

В ходе реализации решения потребовалась разработка и настройка таких функций, как печать и сканирование штрих-кодов, управление потоками работ (workflow), отчетность.

Важной частью функциональности решения является возможность массовой печати документов по запросу пользователя. В результирующую выборку могут быть отобраны документы по заданному контрагенту, датам оплаты и другим критериям, вне зависимости от формата документа. 

Критерии в пользу выбора решения:

Являясь подразделением глобальной корпорации, где SAP ERP является стандартом управления корпоративными ресурсами, Компания ООО «САБМиллер Рус» рассматривала решения только на платформе SAP ERP.

Выбор в пользу продукта SAP Document Access by OpenText был определен комплексом технических и организационных факторов, к числу которых относятся следующие:

• Возможность доступа к образу бизнес-документа непосредственно в рабочем окне пользователя SAP ERP без выхода из GUI в приложения третьих производителей;
• Наличие механизма динамических папок, который позволяет отображать бизнес-контент в непосредственной связи с бизнес-контекстом работы пользователя;
• Неограниченная масштабируемость по количеству пользователей, составу задач и экземпляров потоков работ, типам обрабатываемых документов;
• Реализация в базовом функционале продукта всех штатных сценариев работы SAP ArchiveLink по архивированию первичных документов;
• Наличие встроенной промышленной системы сканирования, поддерживающей распознавание штрих-кодов основных форматов;
• Возможность расширения функциональности, реализации специфических задач пользователя с помощью средств ABAP и наличия API;
• Поставка и техническая поддержка продукта из единого центра – московского офиса САП СНГ;
• Наличие квалифицированной команды, которая способна эффективно внедрить и поддержать решение – компании TerraLink. 

Особенность проекта

Профессиональное использование всех возможностей продукта. Это первое в России внедрение SAP Document Access by OpenText, в котором максимально полно были использованы все базовые функциональные возможности продукта.

Чрезвычайно короткие сроки внедрения. Фаза 2 была реализована всего лишь за 3 месяца, при этом все проектные задачи Фазы были выполнены полностью – был реализован ключевой бизнес-процесс обработки платежных документов 

Этапы Проекта

Каждая фаза (этап) проекта получила условные наименования в соответствии с отраслевой спецификой Компании. Проект был реализован в 4 фазы:

• Golden Barrel (Фаза 1) - Анализ текущего состояния, структурирование и формализация потребностей бизнес-пользователей.
• Golden Barrel 2 (Фаза 2) - Разработка и внедрение решения, автоматизация бизнес-процесса обработки платежных документов.
• Golden Barrel Universal Process (Фаза 3) – Масштабирование решения, его унификация и адаптация для обработки других типов бизнес-документов.
• Golden Barrel Records Management (Фаза 4) - Разработка системы управления корпоративным архивом оригиналов документов на бумажных носителях, доработка процессов обработки первичных бухгалтерских документов в соответствии с новыми требованиями заказчика. 

Факторы успеха

1. Заинтересованность со стороны бизнеса. Бизнес-руководство Заказчика непрерывно контролировало ход проекта, оказывало всю необходимую организационную и техническую поддержку. В течение проекта ни разу не было каких-либо простоев в связи с непредставлением необходимой информации в нужное время, задержек согласования и утверждения документов и т.д. 
2. Готовность Заказчика к реализации проекта. Проект был хорошо подготовлен со стороны Заказчика. В состав проектной команды были выделены квалифицированные сотрудники Заказчика. К моменту начала проекта Заказчиком были сформулированы его основные цели и задачи, а также были определены функциональные и организационные рамки. Все это существенно сократило затраты времени на первой фазе проекта и упростило внедрение системы в целом на последующих этапах.
3. Слаженная работа команды. Специалисты Заказчика и Исполнителя работали как единая команда. Руководитель проекта со стороны Заказчика сумел создать творческую рабочую атмосферу, что проявлялось во всем – от планирования совещаний до успешной работы на приемо-сдаточных испытаниях.
4. Квалификация Исполнителя. Со стороны Исполнителя на проект были выделено необходимое количество сотрудников, которые имели соответствующую квалификацию и опыт аналогичных проектов, прошли соответствующие тренинги, не боялись решать возникающие технические задачи.

Результаты проекта

Статус проекта

На текущий момент проект полностью внедрен, осуществляется промышленная эксплуатация. Решение успешно функционирует в центральном офисе компании в Москве и в трех региональных отделениях: Калуге, Ульяновске и Владивостоке. На текущий момент с Системой работают:

• бухгалтеры, которые используют Решение для согласования и обработки платежных документов
• линейные и руководящие сотрудники Компании, которые предоставляют первичные финансовые документы и/или вовлечены в процессы их согласования, одобрения, корректировки и контроля
• менеджеры отделов закупок, продаж
• отделы маркетинга, производственный, административный и другие.

Общее количество пользователей Решения превышает 200 человек.

Решение для компании ООО «САБМиллер РУС» на базе продукта  SAP Document Access by OpenText позволило успешно решать основные задачи по обработке первичной финансовой документации, и уже после двух месяцев эксплуатации увидеть серьезный бизнес-результат.

Основными метриками для оценки эффективности проекта стали:

• фонд заработной платы бухгалтерии и финансовых служб,
• накладные расходы, связанные с пересылкой бумажных документов из региональных отделений
• среднее время оплаты счетов.

По всем критериям наблюдается существенное сокращение расходов.

Важным организационным результатом проекта является стандартизация процесса регистрации, ввода и обработки первичных финансовых документов во всех подразделениях Компании.

Перед Исполнителем также была поставлена задача обеспечить высокую эффективность функционирования внедренного Решения. Для ее решения Исполнитель провел обучение сотрудников Заказчика и организовал сервисное сопровождение Решения.

Бизнес-выгоды системы

Сокращение времени обработки. После внедрения Решения время исполнения процесса оплаты счетов, обработки других документов сократилось в 1,5 - 2 раза. Теперь не требуется пересылать документ по почте или факсу для ускорения его обработки – он доступен для просмотра непосредственно из интерфейса SAP ERP.

Наглядность состояния документа. Весь процесс прохождения документа от момента его поступления ввода в систему до передачи на обработку ответственному сотруднику стал абсолютно прозрачным. Всегда можно знать, на какой стадии обработки находится тот или иной документ.

Простые процедуры отчетности. Бухгалтеру теперь не надо тратить время на ручную подборку, сканирование, оформление и передачу документов по запросу контролирующих служб – поиск, формирование отчет, печать и пересылка документов (опционально) могут быть выполнены автоматически.

Понятная регистрация документов. Внедрена и действует единая система регистрации, ввода и обработки первичных документов, что позволяет упростить и усилить контроль, сокращает время и затраты на подготовку новых и переподготовку существующих сотрудников.

Повышение удовлетворенности работой. Повысилась удовлетворенность работы сотрудников от работы с корпоративной автоматизированной системой, сократились переработки в ходе проведения аудитов и проверок. 

Количественные результаты:

Сокращение количества сотрудников, вовлеченных в процесс обработки первичной финансовой документации на 40%, при сохранении и даже возрастании объемов обработки документов – не менее 7000 комплектов в месяц.

Качественные результаты

• Существенное сокращение времени обработки входящих счетов.
• Существенное сокращение накладных расходов, связанных с пересылкой бумажных документов из региональных отделений.
• Процедуры контроля стали более простыми, стал больше возможностей для контроля финансовой дисциплины и исполнения обязательств перед контрагентами.
• Часть сотрудников перепрофилирована на более продуктивные, с точки зрения бизнеса Компании, работы.
• Повышение репутации Компании, улучшение ее отношений с контрагентами.
• Повышение эффективности работы бухгалтерии, финансовых служб, Компании в целом. 

Квалификация Исполнителя

Со стороны Исполнителя на проект были выделено необходимое количество сотрудников, которые имели соответствующую квалификацию и опыт аналогичных проектов, прошли соответствующие тренинги, не боялись решать возникающие технические задачи

Планы на будущее

Предполагается расширение функциональных возможностей Решения, в первую очередь, внедрение модуля оптического распознавания отсканированных изображений первичных документов и автоматического формирования проводок в целях дальнейшей минимизации трудозатрат на обработку.