«Приволжская лизинговая компания» ускорила обработку документации с помощью системы «1С:Документооборот 8»

ООО «Приволжская лизинговая компания» (ООО «ПЛК») основана в 2001 году и имеет устойчивые позиции на рынке: по размеру лизингового портфеля она входит в 50 крупнейших организаций России в своей отрасли и занимает 1-е место среди лизинговых компаний Нижегородской области. «ПЛК» осуществляет все виды операций прямого и возвратного лизинга в Приволжском, Центральном и Северо-Западном федеральных округах.

Ежегодный объем электронного документооборота компании составляет более 4300 различных документов: писем, коммерческих предложений, соглашений о сотрудничестве, электронных копий документов, графиков платежей. Ежемесячно компания регистрирует около 100 входящих и исходящих обращений, на основе которых стартует порядка 20 новых проектов. По каждому проекту необходимо провести не менее 20 электронных документов, а также оформить пакет печатных документов, которых по одной сделке может быть более 500.

Согласно регламенту, менеджеры компании регистрируют все входящие и исходящие документы и отправляют клиенту коммерческое предложение и график платежей. После согласования этих документов менеджер составляет паспорт проекта и запрашивает у клиента учредительные и финансовые документы, а также заявку для предоставления лизинга.

Для каждого лизингового продукта определен свой перечень документов. Менеджер обязан зафиксировать факт получения каждого документа, его дату и тип: оригинал, копия или заверенная копия. После получения документов от лизингополучателя менеджер документы передаются в стороннюю организацию для получения заключения о деловой репутации клиента. Если получен утвердительный ответ, менеджер направляет пакет документов на проверку в Отдел анализа рисков, юристу и в финансовую службу для определения источника финансирования. После проверки специалисты Отдела анализа рисков готовят заявку для лизингового комитета, которая должна быть согласована с юристом и финансовыми специалистами.  По итогам проведения лизингового комитета принимается решение о возможности заключения договора с клиентом. На следующем этапе специалисты отдела оформления операций готовят для клиента договор лизинга. Далее происходит финансирование сделки и поставка предмета лизинга, после чего проект передается на сопровождение.

Эффективность работы предприятия напрямую зависит от скорости обмена данными между подразделениями. Необходимо оперативно формировать и согласовывать все необходимые документы,  контролировать условия выполнения проектов и договоров.

Ранее документооборот в компании не был автоматизирован. Для регистрации входящих и исходящих документов, расчета условий коммерческих предложений, формирования графиков платежей и реестра сопровождаемых сделок использовались электронные таблицы. На обработку документов уходило много времени, согласование и выполнение проектов затягивалось. Отчеты для руководства также формировались вручную. В такой ситуации руководство компании не могло оперативно получать достоверную статистическую информацию о текущих сделках. Это, в свою очередь, значительно увеличивало время принятия управленческих решений.

Алексей Алексеевич Поющев, генеральный директор «Приволжской лизинговой компании», уточняет: «В 2013 году акционеры компании приняли решение о создании системы электронного документооборота. На это было несколько причин. Во-первых, все мы понимали, что существующий порядок хранения электронных версий документов и сведений о клиентах в виде общей сетевой папки и нескольких электронных таблиц – это, мягко говоря, прошлый век. Во-вторых, нам хотелось вместе с внедрением новой системы упорядочить работу компании, сделать бизнес-процессы более прозрачными и доступными для контроля, оптимизировать взаимодействие с клиентами».

Новая система должна была ускорить обработку, подготовку и согласование документов, оптимизировать работу с клиентами. Необходимо было обеспечить оперативное формирование отчетов по полученным и рассмотренным заявкам, по анализируемым сделкам и сделкам на оформлении, по заключенным и отказным сделкам. Сотрудникам нужна была возможность ведения календарей встреч мероприятий и встреч с клиентами, а руководству – инструменты для контроля загрузки сотрудников.

Для решения поставленных задач был выбрано решение «1С:Документооборот 8.КОРП». Партнером по проекту стал Нижегородский филиал компании «1С-Рарус», с которым «Приволжская лизинговая компания» долгое время вела успешную работу. Проект стартовал в январе 2014 года, и за 5 месяцев был полностью завершен. В компании автоматизировано 16 рабочих мест.

Ключевые итоги проекта:
Новая система позволяет оперативно обрабатывать входящие и исходящие документы, а также заявки клиентов. На формирование карточек клиентов и проектов с подгрузкой полного пакета документов требуется теперь всего полчаса, в то время как раньше это занимало более полутора часов. Сотрудник любого подразделения может мгновенно найти информацию о нужном проекте и оценить, на какой стадии находится его выполнение, сколько и каких документов собрано, получены ли оригиналы документов или  в компании хранятся только их копии.  

Реализована система электронного согласования и визирования документов. На различных этапах работы с клиентом в процессе согласования документов может быть задействовано до 6 подразделений компании, а также сторонние организации. Электронная система согласования помогла ускорить этот сложный процесс в среднем на 25%, что, в свою очередь, позволило сократить время работы с каждым проектом.

Новая система позволяет менеджерам вести рабочий календарь, в котором отражены все ключевые действия по работе с клиентами. Система автоматически информирует пользователя о важных операциях, которые необходимо провести по различным проектам. Это помогает сотрудникам планировать свою загрузку и своевременно выполнять рабочие задачи.
Отчеты по активности клиентской службы, текущим контактам и проектам формируются буквально одним кликом. Все отклонения от утвержденного регламента работы становятся видны мгновенно. Теперь руководство точно знает, на каком этапе реализации находится каждый проект, по какой причине задерживается, когда наступает крайний срок выполнения той или иной задачи, и может оперативно вмешаться в процесс, обеспечив при этом положительный исход сделки.  

Упорядочив работу с клиентами и снизив трудозатраты на обработку, учет и согласование документов, «Приволжская лизинговая компания» сумела высвободить дополнительные ресурсы для развития бизнеса в непростой экономической ситуации. Объем потенциальных потерь, связанных с несвоевременной обработкой пакета клиентских документов на разных стадиях, сократился на 12%. Освободившееся время сотрудники посвящают работе над новыми проектами.
Игорь Владимирович Шорин, заместитель генерального директора по анализу рисков и организации операций, уточняет: «Безусловно, вся отчетность по проектам формировалась и раньше, но с помощью разрозненных файлов и таблиц.

Скорость получения отчетов напрямую зависела от квалификации персонала. Если есть сотрудник, который долгое  время работает в компании и понимает, какие данные и откуда можно взять, то отчет будет готов относительно быстро. Если нет, то на его подготовку может уйти несколько дней. Сейчас на формирование отчета уходит максимум час».