Тюменский фанерный завод выбрал решение на базе ABBYY FlexiCapture для автоматизации ввода счетов в ERP-систему («Галактика ERP»), их согласования и оплаты. Это позволило увеличить производительность сотрудников финансового отдела и отдела снабжения, а также исключить риски, связанные с человеческим фактором: ошибки при вводе данных и потерю документов. Согласование одного счета занимает теперь всего 2 минуты вместо 4 часов.
Ежедневно в финансовый отдел и отдел снабжения Тюменского фанерного завода от различных контрагентов поступает более 100 счетов на оплату. Ручной ввод данных в ERP-систему занимал существенное время сотрудников и увеличивал риск появления ошибок. Количество документов, требующих оперативного согласования, неуклонно росло, как и время, которое необходимо было тратить на поиски нужных бумаг. Поэтому Тюменский фанерный завод принял решение минимизировать участие операторов в процессе обработки документов, а также освободить высококвалифицированных инженеров из отдела снабжения от рутинного процесса за счет автоматизации ввода счетов в ERP-систему, их согласования и оплаты.
Для этих задач Тюменский фанерный завод выбрал решение на базе ABBYY FlexiCapture, систем «Галактика ERP» и Directum. Работы выполнялись консалтинговой компанией «Тюмбит-АСУ» (входит в группу компаний «ТюмБИТ»), которая специализируется на внедрении программного обеспечения для автоматизации электронного документооборота, продаж, производства, строительства, налогового и кадрового учета.
Одной из важных составляющих проекта стала интеграция ABBYY FlexiCapture с «Галактика ERP». Благодаря этому появилась возможность автоматически заполнять документ в системе на основе распознанных скан-образов документов. Важной особенностью решения является сквозная интеграция процессов от ввода документа, до согласования и оплаты. Сотрудник участвует в процессе только на этапе принятия решения. В систему Directum вместе со счетом на оплату отправляется акт сверки и история цен ранее закупавшихся товаров. Таким образом, у согласующего есть вся необходимая информация для принятия решения об оплате счета или об отказе в согласовании.
После внедрения ABBYY FlexiCapture работа со счетами значительно упростилась: увеличилась скорость обработки документов, сократилось количество ошибок в получаемых данных. Тюменский фанерный завод повысил производительность сотрудников финансового отдела и отдела снабжения за счет автоматизации рутинных операций. В планах компании – использовать возможности ABBYY FlexiCapture для обработки другой корреспонденции, например, товарных накладных от клиентов и грузовых таможенных деклараций.
«Вы «отвоевали» у бумаги половину моего рабочего стола. Раньше стопка счетов на согласовании каждый день была больше 20 сантиметров, были недовольства от поставщиков по несвоевременной оплате. Но теперь это в прошлом, реальность сегодняшнего дня – пустой стол, своевременная оплата поставщикам и специалисты завода, занимающиеся интеллектуальным трудом, а не рутиной!» – комментирует Гузалия Разифовна Учар, финансовый директор Тюменского фанерного завода.
