«ДЕЛО» в администрации города Барнаула: как создавалась городская СЭД

Однако, несмотря на единую программную платформу, по ряду причин, каждый орган местного самоуправления (ОМСУ) имел собственный экземпляр системы, вел собственную базу данных и, в силу своих возможностей, самостоятельно планировал развитие СЭД. Несмотря на возросшие со временем возможности электронного взаимодействия, на протяжении длительного времени, качественного скачка в развитии СЭД администрации г. Барнаула не происходило.
 
В 2012 году в Правительстве Алтайского края завершились основные работы по созданию единой региональной СЭД (ЕСЭД). Все участники ЕСЭД перешли на унифицированные технологии работы с управленческими документами. Переход Правительства края к единой базе данных, обозначил необходимость и для администрации г. Барнаула строить свою собственную систему документооборота органов местного самоуправления в масштабах города - «горСЭД».
 
До 2014 года ОМСУ администрации г. Барнаула были территориально разбросаны в разных точках города. В 2014 году, когда было завершено строительство нового здания администрации города Барнаула, оснащенного, в том числе, и современной локальной сетью, была территориально объединена большая часть органов администрации, а современная техническая база позволила начать планирование масштабного развития СЭД. Финансирование такого масштабного проекта обеспечивала муниципальная подпрограмма «Электронный муниципалитет» (утверждена постановлением №1671 от 05.08.2014 «Об утверждении муниципальной программы «Совершенствование муниципального управления и развитие гражданского общества в городе Барнауле на 2015 - 2018 годы»).
 
При активном участии компании «КС-Консалтинг», специалистами комитета информатизации администрации города Барнаула была разработана стратегия развития СЭД, включающая в себя одновременно оптимизацию делопроизводства и документооборота, а также функциональное развитие электронного взаимодействия.
 
В первую очередь, было спланировано объединение в рамках горСЭД документооборота органов местного самоуправления, использовавших ранее собственные экземпляры системы «ДЕЛО» или другие системы. В течение первых 3х месяцев к горСЭД были подключены 19 организаций-участников документооборота (ОМСУ) - около 130 пользователей.
 
При планировании такой реорганизации, в каждом случае учитываются индивидуальные особенности органов местного самоуправления. В случаях, когда слияние СЭД определенных ОМСУ с единой СЭД администрации города не представляется целесообразным – предполагается использование опции «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ), обеспечивающей возможность «бесшовного» взаимодействия отдельных экземпляров СЭД «ДЕЛО».
 
Эффективность такого подхода подтверждена многолетним практическим опытом эксплуатации единых СЭД регионального и муниципального уровней в Алтайском крае, Республике Хакасия, Забайкальском крае, Ростовской области и многих других. Уникальность этой опции заключается в возможности организации информационно-безопасного взаимодействия отдельных СЭД, принадлежащих разным организациям, связанным значительными потоками документов. Таким образом, выстраиваемая схема взаимодействия с применением опции «СЭВ», изначально предполагает возможность безбумажного движения и исполнения документов от уровня региональных органов исполнительной власти до уровня органов местного самоуправления, вплоть до администраций районов города.
 
В рамках развития внутреннего электронного взаимодействия администрации города Барнаула уделяется внимание также и автоматизации процессов подготовки и проведения заседаний (коллегий). Для этих целей будет использоваться подсистема «Повестки заседаний» - дополнительный компонент СЭД «ДЕЛО». Подсистема предназначена для автоматизации процессов подготовки проведения заседаний и совещаний, включая формирование и рассылку повестки предстоящего мероприятия. «Повестки заседаний» также обеспечивает текущую работу участников с электронными материалами в ходе проведения совещаний.
 
Значительную помощь в повседневной работе по контролю исполнения документов и поручений окажет более широкое применение приложений «Мониторинг документов» и «Модуль электронной рассылки справки-напоминания». Эти компоненты, разработанные компанией «КС-Консалтинг» и дополняющие возможности СЭД, уже положительно зарекомендовали себя среди широкого круга организаций, использующих систему «ДЕЛО».
 
Процесс реорганизации и совершенствования действующих информационных систем всегда требует поэтапной, кропотливой, не только технической, но и методической работы, а также внушительных затрат рабочего времени специалистов. Но уже сейчас можно говорить о первых результатах масштабной работы по созданию объединенной горСЭД в администрации города Барнаула, начавшейся в 2016 году. Емкость системы выросла более чем на 250 рабочих мест, идет планомерное дооснащение комитетов и администраций районов города подсистемами СЭД «ДЕЛО», необходимыми для выстраивания единой системы электронного взаимодействия.