Как внедрить СЭД по методологии Agile: пример ювелирной сети 585 Gold

Agile — гибкая методология создания программного обеспечения. Она позволяет добавлять и изменять требования к продукту уже в процессе разработки. методология Agile предполагает поэтапную сдачу проекта, так что уже через месяц можно получить продукт с минимальными необходимыми функциями. Еще одна особенность методологии — активное участие представителей заказчика и постоянное их взаимодействие со специалистами вендора.

При выборе СЭД ювелирная сеть 585 Gold руководствовалась несколькими критериями. В первую очередь, была важна гибкость системы, широкая функциональность «из коробки» и простой интерфейс. Во-вторых, руководство 585 Gold планировало обучить своих IT-специалистов, которые будут развивать СЭД после внедрения. Поэтому в приоритете были системы с открытым кодом. Едва ли не главным преимуществом, которое определило выбор в пользу СЭД ТЕЗИС, было встроенное решение по сравнению документов.

Внедрение началось с подготовки концепции — описания целей проекта и требований к системе в целом. С опорой на нее был составлен «бэклог» — детальный список задач и функций, которые нужно было реализовать в СЭД. Дальнейший процесс разработки был разделен на спринты длиной по 3 недели. В начале каждого спринта определялись его задачи. Затем шла разработка, а в конце спринта обновлялся тестовый сервер заказчика и проводилась демонстрация. После обсуждения итогов спринта цикл повторялся.

Со стороны 585 Gold в проекте участвовали Scrum-мастер, Product-owner, Бизнес-заказчики и IT-специалисты. Scrum-мастер следил за соблюдением методологии, мотивировал участников процесса и выступал связующим звеном между заказчиками и разработчиками. Эти функции при внедрении СЭД ТЕЗИС выполняла менеджер проектов 585 Gold. Product-owner — сотрудник, который владеет концепцией проекта в целом и определяет приоритеты на каждый спринт. Бизнес-заказчики — это будущие пользователи системы, которые в деталях знают, как должен происходить тот или иной процесс. К ним относятся, например, представители бухгалтерии, отдел бюджетирования, сотрудники канцелярии, администратор системы и так далее. Они подключались к работе, когда очередь доходила до их процессов. IT-специалисты 585 Gold помогали в интеграции с другими продуктами и учились работать с СЭД ТЕЗИС. Взаимодействие между участниками команды было организовано с помощью системы Jira.

В целом внедрение СЭД ТЕЗИС в 585 Gold заняло 4,5 месяца. За это время удалось значительно — примерно на 25% — сократить время согласования договоров и других процессов. Во-первых, для этого автоматизировано заполнение договоров и определение маршрутов их движения. Во-вторых, создана специальная метакарточка для одновременного согласования нескольких одинаковых по содержанию договоров, в которых контрагентами выступают разные юрлица сети 585 Gold. Кроме того, произведена интеграция СЭД с учетной системой SAP ERP, автоматизировано бюджетирование. В результате внедрения системы ТЕЗИС также повысилась управляемость и прозрачность бизнес-процессов. На начало 2018 года в СЭД работают более 400 пользователей.

Ювелирная сеть 585 Gold продолжает развивать систему ТЕЗИС своими силами. К марту 2018 года практически завершена интеграция с 1С. Планируется внедрение юридически значимого документооборота, идет работа над регистрацией входящих и исходящих документов, согласованием обходных листов.