RECS’2018: что говорят вендоры и заказчики о трендах в области документооборота

Современные СЭД и ЕСМ охватывают основные бизнес-процессы. Многие организации уже решили вопрос перевода бумажного документооборота в электронную форму. Поэтому сейчас предметом дискуссий вендоров и заказчиков становится удобство и быстрота работы, обмен юридически значимыми документами и перспективы применения новых технологий.

Рабочими инструментами в эпоху цифровизации становятся не только компьютеры, но и мобильные телефоны и планшеты. Поэтому не удивительно, что несколько выступлений было посвящено мобильным приложениям продуктов. Для СЭД ТЕЗИС это одно из приоритетных направлений развития. В июле 2018 года выпущено мобильное приложение СЭД ТЕЗИС, в новой версии системы его функциональность будет расширена. Познакомиться с приложением поближе участники RECS’2018 могли на выставке.

«Наш подход состоит в том, что мобильное приложение должно быть удобным, недорогим и простым в использовании. Мы долго искали технологии, которые позволят реализовать наше видение. Оптимальным вариантом стал фреймворк React Native. Он позволяет создавать кроссплатформенные приложения под iOS и Android, а также быстро переносить в мобильную версию все модификации основной системы. В приложении СЭД ТЕЗИС классическая, привычная для пользователей рабочая среда. Прокрутки, перелистывания и другие действия совершаются так же, как и во многих распространенных приложениях. Кроме того, в приложении СЭД ТЕЗИС можно работать с документами или ставить задачи без интернет-подключения, например, в самолете. Система сохранит все изменения и потом синхронизирует с сервером. Также мы совершенствуем механизмы безопасности и предлагаем различные варианты идентификации пользователей: ПИН-код, TouchID, работаем над FaceID. Революция произошла: мобильность перестала быть привилегией топ-менеджеров и стала доступна рядовым сотрудникам», — рассказал на RECS’2018 product owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков.

Отдельный блок в рабочей сессии на саммите был посвящен вопросам развития юридически значимого документооборота. В этом направлении параллельно развиваются технологии и законодательство, накапливается судебная практика. Команда СЭД ТЕЗИС со своей стороны расширяет возможности интеграции с системами обмена юридически значимыми документами. В новой версии, которая выйдет в октябре 2018 года, реализована поддержка системы Диадок  и нового алгоритма цифровой подписи Крипто Про. Кроме того, добавлена возможность использования электронной подписи с мобильных устройств. Пока она работает в тестовом режиме, поскольку законодательно использование цифровой подписи на всех устройствах будет разрешено в конце 2018 года.

В эпоху тотальной цифровизации многие заказчики уже перевели бумажный документооборот в электронную форму. Однако теперь перед ними может снова встать вопрос выбора СЭД, поскольку прошлое решение уже не соответствует сегодняшним потребностям. При этом кроме поиска и внедрения более функциональной системы имеют значение еще два вопроса. Во-первых, необходимо перенести все документы из прошлой СЭД в новую. Во-вторых, важно вписать новое решение в существующую информационную инфраструктуру. Вендоры и заказчики все чаще говорят не просто об автоматизации документооборота, а об IT-экосистеме организации, которую формируют различные программные средства. В этих условиях важна совместимость продуктов, отсутствие дублирующих функций, а также возможность обмена данными между различными системами.

Про опыт замены импортной системы на СЭД ТЕЗИС в крупном холдинге на RECS’2018 рассказала руководитель управления информационных систем «Евроцемент Груп» Евгения Булах. Проект внедрения охватил все предприятия группы, находящиеся в разных регионах. Проведена полная миграция данных из прошлой системы. СЭД используют около 3200 сотрудников, количество одновременных подключений не ограничено. В результате внедрения автоматизированы уникальные процессы согласования договоров в холдинге. Решен вопрос контроля бюджетных лимитов при согласовании договоров. Проведена интеграция с системой обмена юридически значимыми документами и с учетной системой «Парус». Кроме того, холдинг «Евроцемент Груп» приобрел мобильное приложение СЭД ТЕЗИС.
Опыт заказчиков и дискуссии с экспертами подтверждают, что СЭД ТЕЗИС развивается в русле наиболее актуальных и востребованных трендов рынка.