ОБ ЭКСПЕРИМЕНТЕ
В 2018 году Министерством труда и социальной защиты населения был реализован первый эксперимент по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам. Эксперимент был проведен совместно с 11 крупными организациями-работодателями на условиях дублирования электронных документов на бумажном носителе.
В апреле 2020 года Министерство труда и социальной защиты населения приступило к реализации второго более масштабного эксперимента – поучаствовать могут все желающие компании, которые подадут заявку в Министерство труда и социальной защиты населения до 1 декабря 2020 года. В этот раз целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных кадровых документов без дублирования на бумажном носителе.
Основанием стали следующие нормативные документы:
• Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»;
• Приказ от 14 мая 2020г. №240н «Об утверждении положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ЭКСПЕРИМЕНТА
По итогу эксперимента будут подготовлены предложения о внесении изменений в законодательство РФ. Планируется постепенный полный перевод кадрового документооборота в организациях РФ в цифровой вид.
ВНЕДРЕНИЕ ПОДСИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Площадкой проведения эксперимента стал портал «Работа в России». Для технологического обеспечения эксперимента Компания БФТ разработала и внедрила на портал подсистему электронного кадрового документооборота. Доступ работодателям и работникам предоставляется на бесплатной основе.
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПОДСИСТЕМЫ
Подсистема электронного кадрового документооборота содержит набор инструментов, необходимых для работы с кадровыми документами в электронном виде, и предоставляет такие возможности, как:
• Обеспечение процессов оформления, формирования и обработки более 70 видов электронных документов;
• Подписание электронных документов электронной подписью ЕСИА;
• Обеспечение юридической значимости подписанных документов;
• Хранение кадровых документов, подписанных в электронном виде.
На следующем этапе работодатели смогут взаимодействовать с «Работой в России» через API.
СКОЛЬКО КОМПАНИЙ РАБОТАЕТ В ПОДСИСТЕМЕ И СКОЛЬКО ПЛАНИРУЕТ ПОДКЛЮЧЕНИЕ
На данный момент к подсистеме подключено 50 организаций, в ближайшее время запланировано подключить еще около 100 организаций. В их числе такие крупные компании, как МТС, РЖД, Мегафон, Сбербанк России, Яндекс, а также крупные банки и лидеры топливной и энергетической промышленности.
РЕЗУЛЬТАТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОДСИСТЕМЫ
Внедренная подсистема обладает достаточным функционалом для организации юридически значимого электронного кадрового документооборота и всеми необходимыми средствами защиты информации.
Благодаря переходу на электронный кадровый документооборот и использованию электронного сервиса на портале «Работа в России» удается достичь таких результатов, как:
• Упрощение процедуры ведения документооборота в компании, особенно для удаленных сотрудников;
• Экономия временных и трудовых затрат;
• Сокращение финансовых издержек на хранение документов;
• Обеспечение доступа уполномоченных лиц организации к документам 24/7;
• Повышение прозрачности кадрового документооборота.
