СЭД ТЕЗИС помогла повысить прозрачность и скорость работы с документами в Skyeng

Skyeng — одна из крупнейших онлайн-школ английского языка для детей и взрослых, основанная в 2012 году. К концу 2020 года количество учеников школы достигло десятков тысяч, количество преподавателей — превысило 1,5 тысячи. В настоящий момент Skyeng входит в топ-20 самых дорогих компаний Рунета по версии Forbes.

Высокие темпы роста компании привели к заметному увеличению объема внутреннего документооборота. Потребность во внедрении СЭД окончательно сформировалась около года назад, когда стало понятно, что эффективность выполнения задач учета и обработки документов не отвечает требованиям бизнеса:
- Электронные таблицы, которые использовались для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, уже не справлялись с ее объемом.
- Согласование документов при помощи подручных средств, особенно если требовалось участие нескольких подразделений, становилось долгим и не надежным.
- Ввиду того, что документы хранились на разных носителях, их поиск отнимал слишком много времени.
- Отсутствовала система разграничения прав доступа сотрудников к документам.

С инициативой по внедрению СЭД выступили сотрудники юридического и финансового подразделений компании, для которых введение электронного документооборота означало переход на новый, намного более качественный и эффективный уровень сопровождения бизнес-процессов компании.
Одним из главных критериев выбора конкретной СЭД, удовлетворяющей потребностям компании, стала гибкость и простота настройки системы. Большое значение придавалось удобству работы пользователей с различными типами документов, включая их поиск и хранение, резервирование регистрационных номеров, согласование и утверждение, совместную работу нескольких пользователей с одним документом, разграничение прав доступа, использование электронной подписи, уведомление о необходимости действий. Кроме этого, было необходимо, чтобы СЭД имела встроенный API для интеграции со сторонними системами.

Оптимальным решением указанных задач, отвечающим всем поставленным требованиям, стала СЭД ТЕЗИС. После изучения представленных версий продукта в Skyeng сделали выбор в пользу Расширенной редакции системы. При внедрении было решено в первую очередь автоматизировать самые массовые и «тяжелые» процессы, требующие большого количества участников, а затем расширять область применения системы. Основные задачи компании удалось выполнить, используя «коробочные» средства и визуальные конструкторы – изменять исходный код на данном этапе не потребовалось (хотя такая возможность присутствует в выбранной редакции).

При помощи СЭД ТЕЗИС была автоматизирована работа с документами: приказами, входящими и исходящими письмами, договорами, бухгалтерскими документами. Функциональность системы, связанная с постановкой задач и контролем их исполнения, упорядочивает работу отделов по запросам на подготовку дополнительных соглашений и приложений к договорам, оформление доверенностей и отправку документов контрагентам. Эффективным инструментом повышения скорости согласования документов и других процессов компании являются уведомления, встроенные в систему. В Skyeng отмечают широкие возможности настройки СЭД ТЕЗИС, которые доступны администратору системы и отличаются простотой применения.

«За полгода с момента внедрения в СЭД ТЕЗИС начали работать около 350 сотрудников Skyeng и 12 подразделений. В систему переведена обработка порядка 70% документов. Мы надеемся постепенно, в течение одного-двух кварталов, окончательно перенести все 100% документов на согласование через СЭД ТЕЗИС.  

Внедрение СЭД ТЕЗИС в Skyeng помогает в формировании процессов для работы с договорами и запросами. Благодаря появлению системы процессы формализовались, стали более понятными и прозрачными», — говорит управляющий директор по развитию ИТ Алексей Кудряшов.

«Чтобы оценить результаты внедрения СЭД ТЕЗИС, мы изучили, как изменилась продолжительность согласования разных типов документов. Рассчитать точное время согласования через, например, электронную почту невозможно. Поэтому договорились вычислить среднее значение, выбрав некоторое количество документов, и определили по каждому время начала и окончания согласования. Таким образом мы предположили, сколько примерно времени занимало согласование документов раньше. Эту цифру сравнили с периодом согласования в ТЕЗИС и зафиксировали заметный прирост скорости, по некоторым типам документов доходящий до 60%.

Также мы пообщались с ключевыми пользователями и оценили, сколько времени они тратили на поиск документов раньше, и сколько тратят сейчас. Раньше поиск мог занимать от 20 до 60 минут, сейчас это можно сделать за считанные минуты благодаря фильтрам и настроенным папкам поиска», — говорит руководитель проекта Екатерина Целовальникова.

Skyeng планирует расширять сферу применения СЭД ТЕЗИС. К примеру, применить интеграцию с системами ЭДО для максимального отказа от использования бумажных документов, в том числе, при взаимодействии с контрагентами.