Внедрение ECM-системы Directum в ЗАО «РН-Шельф-Дальний Восток»

ЗАО «РН-Шельф-Дальний Восток» – дочернее общество ОАО «НК «Роснефть», основным видом деятельности которого является реализация проектов по геологоразведке, обустройству месторождений и добыче углеводородов на шельфе дальневосточного федерального округа.

В рамках общей стратегии модернизации взаимодействия и бизнеса руководством компании был взят курс на поиск и внедрение полнофункциональной ECM-системы. Разработкой функционально-технических требований к системе занималась группа внедрения, разработки и сопровождения ЗАО «РН-Шельф-Дальний Восток».

«При формировании требований к системе мы руководствовались спецификой нашей компании. В первую очередь, для нас было важно построить единое информационное пространство с учетом территориально распределенной структуры «РН-Шельф-Дальний Восток», ускорить внутреннее согласование документов, обеспечить контроль исполнения поручений. Кроме того, к СЭД предъявлялись высокие требования по безопасности. Наряду с этим, мы были заинтересованы в осуществлении миграции данных из предыдущей системы электронного документооборота. В наших планах – развитие внедренных процессов, применение электронной подписи», - комментирует обстоятельства внедрения администратор проекта, руководитель группы внедрения, разработки и сопровождения ЗАО «РН-Шельф-Дальний Восток» Татьяна Насекина.

В результате анализа российского рынка систем электронного документооборота сотрудники компании остановились на системе Directum. По итогам проведенного конкурса работы по проекту были поручены специалистам отдела консалтинга и внедрения компании-вендора.

Проект стартовал в октябре 2012 года. В связи с большим количеством автоматизируемых процессов, работы по модификациям и тестированию были разделены на 2 этапа. Так, по итогам первого этапа в сентябре 2013 г. в опытно-промышленную эксплуатацию переведена одна половина процессов, а в рамках второго этапа в начале февраля 2014 г. – другая половина. Параллельно с проектными работами сотрудники Directum провели порядка 60 семинаров для 250 пользователей.

В ходе проекта был автоматизирован классический документооборот организации. Переход работы канцелярии в систему Directum позволил упорядочить регистрацию всех видов документов. По данным вендора, с вводом СЭД в промышленную эксплуатацию исчез риск потери информации, сократилось время на поиск документов, повысился контроль исполнения поручений.

Внедрение технического решения «Управление командировками» ускорило согласование и формирование сопутствующих документов, позволило вовремя уведомлять командируемого о получении средств или сдаче отчетных документов, вести архив отчетных документов.

Также были оптимизированы бизнес-процессы по согласованию и регистрации договоров, организации и проведению совещаний, согласованию расходов. Внедрение решения «Проектный документооборот» позволило провести структуризацию документов по проектам, а техническое решение «Управление закупками» обеспечило прозрачность и эффективность всех внутренних процессов, связанных с проведением закупок.

В рамках проекта было разработано и модифицировано 80 справочников, 39 типов карточек, 22 сценария, 20 отчетов, 31 мастер действий. Настроено 37 типовых маршрутов. Была проведена интеграция с системой «1С: Предприятие 8». Проведена миграция данных (регистрационных карточек и документов) из предыдущей СЭД, созданных за 5 лет работы в системе. К марту 2014 г. в системе было создано более 28 000 документов и более 5 000 регистрационно-контрольных карточек.