rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 
 
 
     
     
 
 
 
     
     
 

Автоматизация законотворчества: разработана конфигурация на базе EOS for SharePoint

Автоматизация деятельности законодательных органов государственной власти существенно отличается от проектов создания систем управления документооборотом и информационными ресурсами в любых других организациях (как государственных, так и коммерческих). Отличия обусловлены не только спецификой автоматизируемых деловых процессов и обрабатываемых документов, но и фигурантами законотворчества: в нем участвуют, наряду со структурными подразделениями представительного органа, множество внешних субъектов, обладающих правом законодательной инициативы. ЭОС совместно с компанией «Офис-Док» разработан инструмент для реализации в единой системе всех задач по автоматизации законотворческой деятельности. Конфигурация реализована на базе EOS for SharePoint и уже воплощена в конкретных проектах.

Специфика документооборота в законодательных органах государственной власти

Законотворческий документооборот отличает ряд уникальных особенностей:

1. Структура документопотоков и характеристики документов. Входящие, исходящие, организационно-распорядительные документы и обращения граждан имеют в представительных органах власти второстепенное значение. Основной документопоток – это законопроекты. А каждый законопроект – это сложный составной документ, который помимо собственно текста будущего закона, причем в нескольких вариантах (чтениях), включает в себя различные пояснительные записки, заключения и т.д. В ходе своего жизненного цикла законопроект «обрастает» такими вспомогательными документами, подготовленными разными авторами: структурными подразделениями аппарата, комитетами, комиссиями законодательного органа, депутатскими объединениями и отдельными депутатами, организациями, обладающими правом законодательной инициативы. Причем законопроект обладает характеристиками одновременно и входящих, и исходящих, и внутренних документов. Регистрируясь как входящая извне законодательная инициатива, он проходит через стадии внутренней работы, а после принятия направляется на подписание опять вовне – высшему должностному лицу региона.

2. Порядок работы с документами. Привычные механизмы подготовки, согласования, утверждения, подписания и регистрации документов здесь не действуют. Законопроект проходит через сложную систему рассмотрения на заседаниях комитетов, комиссий, фракций, принятия в нескольких чтениях, внесения поправок и т.д. В таких условиях актуальны совершенно иные подходы к обработке документов, чем в традиционной СЭД.

3. Широкий круг участников законотворческого процесса. Границы системы выходят далеко за рамки организационно-функциональной структуры законодательных органов. Во-первых, в любом регионе субъектами права законодательной инициативы, помимо депутатов, являются глава исполнительной власти и представительные органы муниципальных образований. Это минимум, определенный федеральным законодательством. Дополнительно, уставами субъектов РФ, этими правами могут быть наделены исполнительные органы власти, судебные органы, общественные организации, объединения граждан и т.д. Во-вторых, любой закон, принятый органом законодательной власти субъекта РФ, подписывается высшим должностным лицом этого региона (губернатором, главой республики). В-третьих, не все депутаты работают на постоянной основе, а, значит, их рабочие места находятся по месту основной деятельности.

Внедрение автоматизированных систем законотворческой деятельности: актуальность, преимущества и результаты

Автоматизация глубоко проникла во все области деятельности исполнительной власти субъектов РФ и местного самоуправления, будь то документооборот, оказание государственных и муниципальных услуг, взаимодействие с гражданами и т.д. Давно и целенаправленно автоматизируется судебная власть. И только законодательные органы решают вопросы повышения собственной эффективности самостоятельно в каждом субъекте РФ.

В итоге, как правило, автоматизации подвергаются отдельные участки работы – где-то создается электронный банк законопроектов, где-то система учета законодательных инициатив, где-то внедряется типовая СЭД, в которой реализованы процессы обработки служебной корреспонденции. Системы, которые учитывали бы все особенности законотворческого документооборота и охватывали все стадии работы с законопроектами, практически не используются. Между тем, результаты внедрения автоматизированных систем управления правотворческой деятельностью ощущаются на всех стадиях законотворческого процесса, а главный эффект – повышение качества принимаемых законов.

Одновременно в работе представительного органа любого субъекта РФ находятся сотни, а иногда и тысячи законопроектов. На очередном заседании (сессии) может быть рассмотрено ограниченное их количество. Сессия в большинстве регионов проходит раз в месяц, в некоторых – раз в неделю. Сразу после окончания очередной сессии начинается подготовка следующей. В результате формируется проект повестки дня, в который включаются те законопроекты, которые могут и должны быть рассмотрены на ближайшей сессии. Сейчас в большинстве регионов это делается вручную, и проект повестки дня, в силу трудоемкости этой работы, бывает готов незадолго до начала сессии. К тому же перечень отобранных в проект повестки законопроектов не исключает человеческого фактора.

Далее проект повестки дня и связанные с ним законопроекты передаются депутатам для ознакомления и подготовки к заседанию. Поскольку большинство депутатов между сессиями находится на своих территориях, передача происходит обычной почтой, иногда дублируется по электронной. Даже если депутат смог ознакомиться с пакетом документов до отъезда на сессию, об его вдумчивом изучении или обсуждении с другими депутатами до сессии говорить не приходится. По свидетельству сотрудников оргуправлений представительных органов разных регионов, зачастую депутаты в первый раз видят проект повестки дня уже на самом заседании, как и подлежащие рассмотрению законопроекты.

Что дает автоматизированная система? Перечень законопроектов для рассмотрения на следующем заседании можно сформировать за считанные секунды сразу после обработки протокола последнего заседания. Далее можно подключить депутатов к обсуждению этого перечня с тем, чтобы более объективно составить проект повестки дня задолго до самого заседания. У депутатов появляется возможность заранее тщательно изучить сами законопроекты по существу и обсудить между собой. И все это средствами системы, с использованием мобильных устройств и т.д. В итоге обсуждение на заседании получается предметным, экономится время, следовательно, больше законопроектов можно рассмотреть в ходе одной сессии.

Все это напрямую влияет на качество законов и сокращает сроки их принятия. В этом безусловная выгода для граждан. А для депутатов и сотрудников представительного органа – снижение непроизводительных трудозатрат, возможность больше внимания уделять смысловой работе с документами, а не рутинным операциям, повышение комфорта трудовой деятельности.

EOS for SharePoint как инструмент для автоматизации законотворчества

Конфигурация на базе EOS for SharePoint для автоматизации законотворческой деятельности создана ЭОС в сотрудничестве с партнером «Офис-Док». Проблематикой законотворческого документооборота компания «Офис-Док» занимается с 2003 года, но только с выходом системы EOS for SharePoint появился инструмент для реализации всех наработок в едином решении. Специалисты компании «Офис-Док» сделали постановку задачи и разработали регламент настройки системы, а компания ЭОС реализовала необходимые сценарии в продукте EOS for SharePoint.

В дополнение к существующим стандартным возможностям решения EOS for SharePoint потребовалось добавить функции формирования истории работы с законопроектами и сопутствующими документами, а также предусмотреть автоматизацию процессов подготовки и проведения мероприятий, входящих в законотворческий процесс. Для реализации этих задач с использованием технологий решения EOS for SharePoint были разработаны новые объекты: «Картотека законопроектов», «Картотека законов», «Картотеки иных документов», «Календарь (план) мероприятий».

Дополнительно потребовалось создание специальных шаблонов регистрационных карточек, основой для которых послужили РК стандартных типов контента решения EOS for SharePoint, но с существенными изменениями. Появилась возможность включать законопроекты в мероприятия, отображать хронологию работы с законопроектом и многое другое.

Одной из самых важных особенностей решения можно считать создание плана мероприятий, который предназначен для формирования пользователями событий различных типов, таких как: заседание комиссии, заседание комитета, заседание палаты законодательных предложений, сессия, заседание рабочей группы и т.д. Каждое событие может проходить этапы утверждения ответственными лицами и быть включено или исключено из общего плана.

Само мероприятие – это также специально созданный в решении тип контента для работы с календарем, который на главной вкладке содержит повестку дня, позволяющую участникам заблаговременно ознакомится с вопросами в плане мероприятий. Пункты повестки дня формируется автоматически посредствам связывания «законопроектов» (или иных документов) с мероприятием, а также могут создаваться вручную сотрудниками, ответственными за мероприятие. Дополнительно карточка мероприятия имеет раздел для обсуждения и содержит состав участников, на основании которого рассылаются оповещения пользователям. По результатам проведения мероприятия и заполнения решения по каждому вопросу предусмотрено формирование протокола по заданному шаблону, который содержит всю необходимую информацию из повестки и может быть использован для автоматического создания поручений.

Основной проблемой, которая возникла при создании системы, можно считать необходимость размещения и представления большого объема информации (законопроекты, связанные с ними документы, хронология работы с законопроектами и т.д.) в удобном для пользователя виде. В процессе анализа данной проблемы было принято решение использовать планы мероприятий на рабочих местах пользователей.

Работает это следующим образом: пользователь на своем рабочем месте видит список мероприятий, в которых он участвует. В случае необходимости осуществляет переход в выбранное мероприятие, где он видит повестку дня со ссылками на законопроекты или иные вопросы. При переходе в карточку законопроекта на главной вкладке пользователь видит всю хронологию работы с ним.

Таким образом, вся требуемая информация собирается «вокруг» мероприятия и, по сути дела, работа пользователя сводится к просмотру событий личного календаря, которые появляются там по мере включения его в участники.

Выбираем систему автоматизации законотворчества: на что следует обратить внимание

Законодательным органам, которые осознали потребность во внедрении комплексной системы автоматизации законотворческой деятельности, следует учесть ряд важных моментов:

1. Выбирая систему, правильнее всего попробовать в действии ее рабочую модель. Сделайте прогон всех важных процессов от начала до конца – например, от регистрации законодательной инициативы до подписания закона и его публикации.

2. Идти по пути создания заказной системы – это долго, дорого, а результат непредсказуем. Даже если подрядчик – уважаемый в регионе системный интегратор, для него проект такого рода, скорее всего, будет первым, и вникать в предметную область он будет по ходу выполнения работ. Развивать систему в дальнейшем вам придется самостоятельно и за счет собственных средств. Поэтому рациональнее искать организации, обладающие соответствующей компетенцией, у которых есть тиражируемое, постоянно развивающееся решение. Среди представительных органов распространено мнение: «У нас свой уникальный регламент, а значит, нам подойдет только заказная система, написанная специально под нас». Это ошибка. Действительно, в каждом регионе свой регламент, но правильная типовая система с помощью штатных настроек позволяет учесть особенности любого регламента. А принципы законотворческой деятельности везде одинаковы, и их логика уже должна быть заложена в архитектуре системы.

3. И последнее – для того, чтобы эффективно использовать все возможности автоматизированной системы, после внедрения не бойтесь вносить коррективы в регламент работы представительного органа. В регламенте можно и нужно отразить особенности работы в условиях электронного документооборота, без этого многие функции системы так и останутся в потенциале. Нужно помнить, что любая автоматизированная система – это не только программно-технические средства, но и персонал, и организационное обеспечение.

Редактор раздела: Алена Журавлева (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: система документооборота, автоматизация документооборота, СЭД, автоматизация, система электронного документооборота, ЭОС, электронный документооборот, организация документооборота, системы автоматизации, документооборот предприятия, интеграция, системная интеграция, интеграция приложений, информационные системы, СЭД Дело, электронные офисные системы

наверх
 
 
     

А знаете ли Вы что?

     
 

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода и Поволжья

27.09.2022 ЭОС расширяет сотрудничество с высшей школой

07.09.2022 ВЭФ: как России победить в технологическом развитии

06.09.2022 Инфобез может пойти на экспорт

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

ITSZ.RU: последние новости Петербурга