Три сибирских города обсудили на бизнес-завтраках вопросы долговременного хранения и юридической значимости электронных документов

Живое обсуждение на бизнес-завтраках подтвердило, что вопросы хранения цифрового контента, обеспечения его юридической значимости и правильного использования сегодня волнуют практически всех. Участники встречи обсудили наиболее популярные мифы, возникшие в последние годы в связи с повсеместным распространением электронных документов в деловой деятельности. К сожалению, под «цифровизацией» сегодня часто понимают сохранение сканов документов в папках. На самом деле такая «цифровизация» является цифровым хаосом, а хранение лишь кажется упорядоченным, скрывая угрозы и риски. Удобство цифровых файлов в сравнении с традиционными бумажными форматами не всегда связывают с возможными потерями юридической силы документов, уязвимостью информации к кибератакам и возможными санкциями от контролирующих органов из-за нарушений сроков отчетности. 

О создании «правильного» архива для электронных документов (вместо квази-упорядоченных хранилищ) подробно рассказала Анастасия Меницкая, руководитель разработки направления систем архивного хранения ГК «ЭОС». С появлением ЭД привычные задачи архивов (скомплектовать, сохранить, организовать учет и использование, уничтожить по истечении сроков хранения) серьезно трансформируются. Самое важное при работе с ЭД в архивах – обеспечивать их аутентичность, гарантировать достоверность, целостность и воспроизводимость. ЭОС решает эти задачи в рамках концепции доверенной среды, предусматривающей использование пакета программных продуктов, организационно-технологические мероприятия и подготовку необходимых внутренних нормативных актов. Анастасия Меницкая подробно рассказала об этапах и мерах, которые организация должна реализовать, чтобы создать архив, полностью соответствующий требованиям для долговременного хранения ЭД. 

На примерах проектов, представленных ИА «Референт» в завершающей части бизнес-завтрака, участники встречи смогли убедиться: то, что о чем говорила Анастасия Меницкая, вполне осуществимо. Нормативные нестыковки и неурегулированные в правовом поле моменты не являются препятствием для создания надежного архива ЭД на базе продуктов ЭОС, если правильно реализовать весь комплекс подготовительных мероприятий. 

«Бизнес-завтраки – новая для нашей компании форма взаимодействия с заказчиками. Но уже сегодня могу сказать, что опыт был положительным. Участники проявили интерес к тематике, неформальная атмосфера способствовала активности в обсуждении, а достаточно разнообразный состав участников позволил обсудить тему с разных позиций. Опробовали новый формат на Сибири, но точно будем продолжать», – комментирует Надежда Шалимова, руководитель управления маркетинга ЭОС.