Документооборот для самарских телекоммуникаций

Самарское ЗАО «Связь-Стройкомплект» оказывает услуги по проектированию и монтажу сетей связи, в частности, базовых станций мобильных систем связи, установке и монтажу цифровых проводных АТС. Среди клиентов компании - изготовители оборудования связи Ericsson, Motorola, Huawei, ZTE, Emerson, операторы связи, в том числе «МегаФон», «ВолгаТелеком», «МТС», «СкайЛинк», строительные и нефтяные компании, например, «ТНК-BP», «Байтекс».

Компания Cognitive Technologies создана на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН (бывший ВНИИСИ АН СССР). С 1968 года сотрудниками коллектива было реализовано более 3 тыс. проектов по созданию и внедрению информационных комплексов, автоматизированных систем управления и операционных систем в органах государственной власти и на крупных промышленных предприятиях. В частности, компанией созданы программы «КАИССА» (первый чемпион мира по шахматам среди компьютерных программ) и СУБД ИНЕС, насчитывающая более 2,5 тыс. инсталляций в стране и в мире.

Разработанная Cognitive Technologies система электронного документооборота «Евфрат-Документооборот» включает в себя все функции, необходимые для организации управления и хранения документов, организации коллективной работы персонала, автоматизации и оптимизации информационных потоков предприятия. Система рассчитана на работу в рамках как небольшого отдела, так и территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. В декабре 2005 года вышла 12-я версия системы, в которой появились или были усовершенствованы следующие функциональные блоки: поддержка территориально-распределенной работы, интеграция с электронной почтой, регистрация документов, контроль и анализ деятельности организации, возможности администрирования и развитие инструментария для разработчиков.

Целью внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в «Связь-Стройкомплект» была необходимость повысить качество работы с большим объемом документов за счет автоматизации процессов делопроизводства и обеспечения эффективного контроля над документооборотом, а также гарантировать сохранность документов и предоставить руководителям оперативный доступ к документной базе компании. Прежде на предприятии документооборот был организован в бумажном виде.

Вопросами выбора СЭД занимались специалисты отдела качества и нормативного обеспечения заказчика совместно с отделом компьютерного и программного обеспечения. В результате предпочтение было отдано системе «Евфрат-Документооборот», которая при оптимальном соотношении по критерию цена/качество обладает, по оценке специалистов «Связь-Стройкомплект», наиболее понятным интерфейсом для пользователя.

Внедрение системы «Евфрат-Документооборот» осуществлялось сотрудниками отдела компьютерного и программного обеспечения заказчика. Ими были созданы все необходимые потоки и регистрационные формы документов, описаны маршруты прохождения документов, заданы права доступа и подготовлены отчетные формы. Проект стартовал в конце 2005 года и прошел ряд этапов. Сперва было проведено обследование бумажного документооборота, затем на основе результатов были сформированы требования к настройке СЭД. После этого была проведена настройка, а перед запуском системы в эксплуатацию для пользователей собственными силами компании было организовано обучение, которое включало в себя цикл практических занятий. Всего работе с «Евфрат-Документооборот» обучились около 50 сотрудников «Связь-Стройкомплект». В ходе проекта сотрудники сервис-центра Cognitive Technologies технические оказывали консультации в рамках договора на поставку «ЕВФРАТ-Документооборот».

В настоящее время система «Евфрат-Документооборот» запущена в промышленную эксплуатацию и используется в главном офисе «Связь-Стройкомплект» и удаленных подразделениях компании в объеме 25 конкурирующих лицензий. При этом рабочие места установлены для 50-ти сотрудников компании. Известно, что в марте 2006 года в «Связь-Стройкомплект» был завершен еще один ИТ-проект – по внедрению типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 8.0", его осуществила самарская компания 1С:Франчайзи «Байт».

Как рассказал менеджер по маркетингу программного обеспечения Cognitive Technologies Дмитрий Путинцев, «Евфрат-Документооборот» работает также в целом ряде других телекоммуникационных компаний, например, в АК "Узбектелеком" (Узбекистан, г. Ташкент), ЗАО "Интеграл-Электро" (Москва), ОАО "Сандвик МКТС" (Москва), ООО "Чирком" (Узбекистан, г. Чирчик), ООО "Эдельвейс Л" (Липецк), а в Приволжье - в ОАО "Башинформсвязь" (Уфа).

Это не первый проект по внедрению «Евфрат-Документооборот» в организациях ПФО за последнее полугодие. Так, о приобретении данной СЭД объявили ООО «Самарский деловой центр» (см. выпуск новостей от 25 мая 2006 г.), Нижегородский машиностроительный завод (ОАО “НМЗ”) (см. выпуск новостей от 31 мая 2006 г.) и Межрегиональный открытый социальный институт (МОСИ г. Йошкар-Ола) (см. выпуск новостей от 17 июля 2006 г.).