Поэтому в целях повышения эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины и оптимизации контроля выполнения задач руководством ООО "Селена-Агро" было принято решение автоматизировать основные процессы обработки документов с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. 

Выбор системы был обусловлен тем, что некоторые сотрудники ООО "Селена-Агро" - и делопроизводители, и ИТ-специалисты - уже имели опыт работы с DIRECTUM, были вовлечены в процесс внедрения системы на других предприятиях Башкортостана и сохранили хорошее мнение о ней. Поставку и внедрение системы будет осуществлять партнер DIRECTUM в Уфе – компания Интернет Технологии.

В ходе проекта будут внедряться Базовые модули DIRECTUM, модуль Канцелярия и Управление договорами. С помощью данного функционала будут автоматизированы следующие ключевые процессы:

° регистрация входящих документов и вынесение резолюции; 

° регистрация исходящих документов; 

° ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям; 

° работа со служебными записками (плановыми, включающими в себя счета на оплату, и другими видами служебных записок); 

° работа с договорами (входящими и исходящими документами самой компании, а также с исходящими документами дочерних предприятий); 

° согласование бюджетов всех подразделений на месяц. 

В процессе внедрения DIRECTUM сложившиеся в ООО "Селена-Агро" бизнес-процессы будут поэтапно переходить в электронный вид. Для сближения бумажного и электронного документооборота было приобретено решение быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID позволяющее оперативно находить электронную версию документа в системе по штрих-коду на бумажном аналоге этого документа. Таким образом, переход на электронный документооборот пройдет на предприятии быстро и без кардинальной перестройки.

В данный момент проводится обучение администратора и пользователей системы, в ближайшие дни будет организован вводный семинар для руководителей. С системой будет работать весь руководящий состав, который для визирования документов будет использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП). Также в системе будут работать все сотрудники, ответственные за документооборот в ключевых отделах ООО "Селена-Агро": финансовом, юридическом, экономическом, отделе продаж и производственном отделе. 

Удаленные сотрудники смогут обращаться к системе через сервер веб-доступа. 

 

Внедрение системы DIRECTUM в ООО "Селена-Агро" позволит оптимизировать документооборот компании и установить эффективные пути прохождения документов во время согласования. Таким образом, сотрудники компании смогут свести к минимуму затраты и рутинные операции, связанные с документооборотом.