Компания «Корпоративные системы» завершила проект внедрения электронного документооборота на базе DocsVision в ООО «Новый Дом» (г. Ижевск)

Для решения задач автоматизации выдачи заданий на периодической основе был адаптирован разработанный ООО «Корпоративные системы» бизнес-процесс «Управление регламентными заданиями». 

Для решения задач контроля исполнительской дисциплины были настроены отчеты по исполнению документов и заданий, в том числе расширенный отчет об исполнительской дисциплине. Расширенный отчет характеризуется расчетом целого набора показателей эффективности, позволяющих увязать исполнительскую дисциплину с системами мотивации и оплаты труда. 

В ходе проекта внедрения и на последующем этапе сопровождения системы были учтены замечания заказчика, часть из которых потребовала разработки вспомогательных и служебных бизнес-процессов DocsVision. 

Реализация первого этапа внедрения системы автоматизации делопроизводства в ООО «Новый дом» и быстрое подключение к работе в системе DocsVision новых сотрудников создали предпосылки для дальнейшего развития системы. В качестве первостепенной на данном этапе была поставлена задача автоматизации процесса управления договорной и сопутствующей документации. Для решения задач автоматизации договорной работы на платформе DocsVision был разработан бизнес-процесс «Управление договорной документацией». Процесс позволил автоматизировать весь жизненный цикл работы с договорной документацией, включая ее разработку, экспертизу, согласование и утверждение. 

С целью интеграции системы DocsVision с учетной системой 1С: Предприятие 8 «Управление производственным предприятием» был разработан модуль обмена данными о контрагентах и договорах. Это автоматизировало процесс соглашений шаблонных договоров, разрабатываемых по типовым формам. При этом запуск утверждения таких договоров происходит из учетной системы 1С: Предприятие 8, а далее данные передаются в СЭД DocsVision:дальнейшее заполнение и рассмотрение договора происходит там. 

На этапе подписания договора работа с ним не заканчивается. Решение по автоматизации включает в себя модуль контроля исполнения этапов подписанного договора, что особенно востребовано для договоров, имеющих проектный характер. В этом случае, для каждого этапа проекта возможна фиксация и контроль исполнения его содержания и сроков. 

Елена Телицына, руководитель ИТ-службы ООО «Новый дом»:

Важным результатом автоматизации договорного процесса для нас стала возможность доступа к электронному архиву договоров» и сопроводительных документов, таких, например, как карты контрагентов. Такие карты активно используются у нас на предприятии, содержат историю работы с конкретным поставщиком или клиентом компании, и позволяют оценить риски установления с ними договорных отношений.

Важным критерием проекта является стабильный рост числа сотрудников, работающих с системой, и количества документов, проходящих через систему электронного документооборота DocsVision. Реализованное решение получило положительный отзыв у руководства компании, в связи с этим было принято решение развивать систему DocsVision. Растет охват системы, а с ним и эффективность работы персонала в целом. Но и это еще не предел, в наших планах - дальнейшее наращивание числа автоматизированных процессов». 

Информация о компании «ДоксВижн»

«ДоксВижн» является создателем электронной системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision. Основные компетенции: производство и развитие СЭД, методология внедрения, обучение, а также поддержка партнеров и конечных пользователей. В партнерскую сеть входит более 80 компаний России, Украины, Казахстана, Латвии, Белоруссии, Узбекистана, Кыргызстана, Грузии, Эстонии, Молдовы.

DocsVision — универсальная система автоматизации документооборота и бизнес-процессов, разработанная на базе технологии .Net и тесно интегрированная с платформой и приложениями Microsoft.