rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 

Компания «Портал Юг» успешно завершила проект внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» в строительном холдинге «Монолит»

(Частный источник)

Данный материал размещен пользователем сайта. Мнение редакции может не совпадать с мнением автора
1С:Документооборот помог строительному холдингу «Монолит» сократить просрочку задач на 80% и согласование договоров с 2 недель до 3 дней.

Автоматизация охватила более 300 сотрудников предприятия. В результате создана эффективная система электронного документооборота, позволившая унифицировать и ускорить обработку входящей корреспонденции, договорной и распорядительной документации. Просрочка задач сократилась на 80%. На поиски документов тратится в 3 раза меньше времени. Согласование договоров сократилось с 2 недель до 3 дней.
 
Группа компаний «Монолит» – крупный инвестиционно-строительный холдинг, в структуру которого входит комплекс предприятий, обеспечивающих полный цикл услуг по проектированию, производству, продажам и маркетингу, управлению жилой и коммерческой недвижимостью и транспорту. В активе холдинга 13 лет опыта в реализации масштабных проектов по строительству жилой недвижимости, объектов рекреационного, коммерческого и социального назначения в Республике Крым.
 
Ранее задачи в компании обрабатывались через почту. Отсутствовал регламент обработки задач, включая контроль сроков исполнения. Как следствие, многие задачи обрабатывались с просрочкой. Учет и хранение внутренних документов велись разрозненно (в файловых хранилищах, на корпоративном портале, на компьютерах сотрудников). В результате было много дублей документов, хранились не актуальные версии, имелись проблемы с оперативным доступом к нужным документам.
Договорная документация согласовывалась в бумажном виде. Несмотря на принятый маршрут согласования, часто согласование выполнялось не с теми сотрудниками. Согласование договоров затягивалось и занимало более 2 недель, что порой приводило к задержке строительных работ.
Отсутствовал внутренний Центр компетенций по документообороту, который бы контролировал сроки исполнения документов и задач, а также занимался бы разработкой унифицированных форм документов и формализацией делопроизводственных процессов. В результате в каждом подразделении сложились свои правила ведения документации, что мешало эффективному взаимодействию сотрудников разных подразделений в рамках «сквозных» бизнес-процессов.
 
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот». Партнером по внедрению стала компания «Портал-Юг», имеющая успешный опыт автоматизации в Южном федеральном округе и за его пределами, подтвержденный положительными отзывами и рекомендациями клиентов.
Проект внедрения длился 6 месяцев и был завершен в плановые сроки и в рамках планового бюджета. На данный момент в системе работает более 300 сотрудников предприятия.
 
Ключевые итоги проекта:
1. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников за счет формализации и контроля задач. Руководство предприятия теперь может постоянно осуществлять контроль над исполнительской дисциплиной. Исполнители задач могут лучше и быстрее выполнять свои должностные обязанности, имея перед глазами список задач с конкретными сроками исполнения и формализованным описанием. Соблюдение сроков исполнения задач завязано на систему мотивации сотрудников. Просрочка задач сократилась на 80%.
2. Организовано единое хранилище входящей и исходящей корреспонденции, до-говорной, организационно-распорядительной и нормативно-методической документации. Это позволило обеспечить сотрудникам быстрый доступ к документам. Теперь на поиски документов тратится в 3 раза меньше времени. Также полностью решена проблема потери документов.
3. Ускорился процесс согласования договоров с 2 недель до 3 дней. Возможность электронного согласования позволила полностью решить проблему долгого согласования. Теперь инициатору договора нет необходимости физически передавать договор от одного согласующего лица к другому. Также инициатор может оперативно отслеживать состояние документа, а при возникновении замечаний у согласующих лиц, быстро внести изменения.
4. Создано новое структурное подразделение – отдел делопроизводства, на который возложены функции централизованного учета и регистрации документов, а также методической поддержки пользователей системы. В результате взаимодействие подразделений улучшилось, а обработка распорядительной и нормативно-справочной документации, а также входящей и исходящей корреспонденции ускорилась в 2 раза. Например, если раньше входящее письмо доходило адресату на исполнение в течение 3-4 дней, то теперь – максимум в течении 2 дней.

Автор: Дарья

Рубрики: ПО

наверх
 
 
     

А знаете ли Вы что?

     
 

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода и Поволжья

19.11.2020 Рынок онлайн-торговли нацелился на рекорды

17.11.2020 3 кита рынка смартфонов эпохи коронавируса

13.11.2020 ВТБ развивает онлайн

10.11.2020 Selectel запускает бесплатную защиту от DDoS-атак

30.10.2020 Опыт применения СЭД/ECM-решений ЭОС в условиях ковид-ограничений представлен на заседании комитета АПКИТ

30.10.2020 ПСС ГРАЙТЕК обсудила актуальные вопросы цифровизации на 100+ Forum Russia

29.10.2020 МТС привез ЦОД в Ленобласть

22.10.2020 Рынок СЭД: от спокойных лет к активной трансформации

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

19.11.2020 Рынок онлайн-торговли нацелился на рекорды

17.11.2020 3 кита рынка смартфонов эпохи коронавируса

13.11.2020 ВТБ развивает онлайн

10.11.2020 Selectel запускает бесплатную защиту от DDoS-атак

30.10.2020 Опыт применения СЭД/ECM-решений ЭОС в условиях ковид-ограничений представлен на заседании комитета АПКИТ

30.10.2020 ПСС ГРАЙТЕК обсудила актуальные вопросы цифровизации на 100+ Forum Russia

29.10.2020 МТС привез ЦОД в Ленобласть

22.10.2020 Рынок СЭД: от спокойных лет к активной трансформации

ITSZ.RU: последние новости Петербурга

19.11.2020 Петербуржцы в онлайн-шопинге предпочитают локальные и зарубежные магазины

17.11.2020 3 кита рынка смартфонов эпохи коронавируса

13.11.2020 ВТБ развивает онлайн

10.11.2020 Selectel запускает бесплатную защиту от DDoS-атак

30.10.2020 Опыт применения СЭД/ECM-решений ЭОС в условиях ковид-ограничений представлен на заседании комитета АПКИТ

30.10.2020 ПСС ГРАЙТЕК обсудила актуальные вопросы цифровизации на 100+ Forum Russia

29.10.2020 МТС привез ЦОД в Ленобласть

22.10.2020 Рынок СЭД: от спокойных лет к активной трансформации