rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 
 
 
     
     
 
 
 
     
     
 

У интеграторов длинные руки, или как автоматизировать документооборот по телефону

Автоматизация документооборота и внедрение соответствующих информационных систем сегодня активно ведется в государственных органах по всей стране и на всех уровнях. Не исключение и региональные органы власти. Одним из таких проектов стала автоматизация документооборота на базе продукта компании ЭОС - СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Куйбышев (Новосибирская область). Реализация проекта, о котором мы расскажем, велась партнером ЭОС, компанией «КС-Консалтинг». Основной особенностью внедрения стала работа по «удаленной схеме», что позволило заказчику, среди прочего, сэкономить средства.

Начало проекта

Как рассказывает ведущий специалист отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» Анастасия Сергеева, до начала реализации проекта учет всех входящих документов в Администрации города Куйбышев осуществлялся традиционным образом в бумажных журналах регистрации. В этих же журналах регистрации отмечался контроль. Учет исходящих документов осуществлялся в таблице Excel. Реестры отправки документов формировались при помощи выборки нужных записей из журнала.

Для того, чтобы идти в ногу со временем, в Администрации города Куйбышев было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор же в пользу СЭД «ДЕЛО», продукта компании ЭОС, был сделан заказчиком по нескольким причинам. Во-первых, указанная СЭД имеет очень большое распространение на территории России, и фактически уже является отраслевым стандартом для автоматизации документооборота, в особенности в госучреждениях. Только на территории Новосибирской области более 70 организаций используют систему «ДЕЛО» для ведения электронного документооборота и управления корпоративной документацией. В частности, пользователями системы в Новосибирской области являются областное Законодательное Собрание, территориальные органы Минюста и Федеральной службы судебных приставов, десятки районных и городских судов и многие другие госорганы.

Еще одной, если не главной, причиной сделать выбор в пользу СЭД «ДЕЛО» стало то, что в конфигурации «из коробки» система уже имеет все функции, необходимые для традиционного документооборота в государственных структурах, а также полностью соответствует ГОСТам отечественного делопроизводства. Заказчики также отметили, что система проста в установке и настройке, а интерфейс ее удобен и понятен даже для неопытных пользователей.

Реализация проекта проводилась специалистами регионального партнера ЭОС, компании «КС-Консалтинг». Основными процессами, которые потребовали автоматизации, были регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Отслеживание сроков исполнения контрольных документов, а также формирование реестров отправки корреспонденции.

Стартовал проект в середине января текущего года и был завершен в начале февраля. Основными этапами проекта стали, во-первых, обследование документооборота, которое включало анализ нормативных документов, сбор информации об особенностях учета и движения документов в Администрации. Далее был проведен анализ информации и настройка базы данных. Третьим этапом стало обучение работе с СЭД «ДЕЛО» специалиста заказчика и корректировка настроек.

«Фишка» проекта

Основной особенностью автоматизации документооборота при помощи  СЭД «ДЕЛО» в Администрации Куйбышева стало то, что большая часть работ была проведена экспертами «КС-Консалтинг» по «удаленной схеме». В частности, дистанционно проводились информационное обследование и подготовка к настройке системы. Сбор информации осуществлялся по электронной почте и телефону.

Дистанционный способ работы интегратора и заказчика в рамках проекта дал удачные результаты также и потому, что делопроизводство в администрациях муниципальных образований ведется по унифицированным правилам, а компания «КС-Консалтинг» реализовала уже десятки проектов для госорганов различного уровня.

В итоге, в проекте были задействованы всего два  специалиста отдела внедрения компании «КС-Консалтинг». Учитывая специфику внедрения, подготовительный этап стал самым важным. Заключалась подготовка к внедрению в изучении специалистами «КС-Консалтинг» нормативных документов заказчика (инструкция по делопроизводству, сводная номенклатура дел, структура Администрации, а также список пользователей с перечнем основных должностных обязанностей каждого из них).

После изучения нормативной базы Администрации в части организации делопроизводства и документооборота, исходя из масштаба внедрения и опыта реализации подобных проектов, специалисты отдела внедрения разработали анкету, благодаря которой была получена наиболее актуальная информация по ситуации, сложившейся у заказчика в работе с документами.

«Во время заполнения анкеты специалисты «КС-Консалтинг»  консультировали ответственных сотрудников организации клиента по телефону. В последующем, анкета и вся собранная в ходе обследования информация были обработаны и проанализированы. Все нюансы  решались в оперативном режиме. Безусловно, при проведении обследования удаленно есть свои сложности. Когда специалист отдела внедрения приезжает на обследование в организацию, обе стороны понимают ограниченность времени на сбор информации, откладывают текущие дела и оперативно собирают все необходимые данные. Когда же сбор информации осуществляется по «удаленной схеме» (без физического присутствия специалистов внедряющей компании), сотрудники организации-клиента не всегда готовы отвлечься от текущей работы», - говорит Анастасия Сергеева.

Обучение работе с СЭД «ДЕЛО» специалиста заказчика (системного технолога СЭД Администрации Куйбышева) проходило на территории «КС-Консалтинг» в Барнауле. Учитывая тот факт, что обязанности по установке ПО и обучению пользователей были возложены на сотрудника организации клиента, специалистами отдела внедрения «КС-Консалтинг» был проведен расширенный трехдневный курс обучения технолога. После завершения обучения специалисту из администрации МО города Куйбышева был выдан сертификат.

Отметим также, что серверная часть системы и все рабочие места были установлены самостоятельно специалистами Администрации. Кроме того, ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройку системы на организационную структуру и схему документооборота в соответствии с рекомендациями, подготовленными «КС-Консалтинг».

Плюсы и нюансы дистанционного внедрения

В «сухом остатке» к сложностям рассматриваемого дистанционного типа внедрения можно отнести только то, что сроки реализации проекта незначительно увеличились. А плюсов заказчик получил гораздо больше.  Эксперты «КС-Консалтинг» говорят о том, что «удаленный» способ повлиял на стоимость проекта в сторону уменьшения. В первую очередь за счет экономии средств на командировочные расходы.«В небольших проектах именно командировочные расходы составляют ощутимую долю стоимости проекта, порой  до 20%. Помимо экономии на командировочных расходах, в дальнейшем заказчик самостоятельно, силами обученного технолога СЭД, проведет опытную эксплуатацию и откорректирует, при необходимости, настройки системы и это также влияет на конечную стоимость проекта»,- говорит генеральный директор ООО «КС-Консалтинг» Андрей Балабанов.

Отмечая плюсы дистанционного внедрения, Андрей Балабанов говорит о том, что такой подход удобен для клиентов, не располагающих достаточным количеством свободного времени или не имеющих возможности отложить все свои дела и полностью погрузиться в процесс внедрения, а также для тех, кто не располагает достаточным бюджетом на реализацию внедрения.

При этом, генеральный директор ООО «КС-Консалтинг» указывает на то, что дистанционное внедрение не панацея для всех. «Предложение заказчику проекта по подобной схеме – всегда индивидуальное решение, принимаемое после оценки всех «за» и «против». В первую очередь такой  способ подходит для небольших организаций. Стоит понимать, что применение «удаленной схемы» возможно лишь в случае небольших масштабов внедрения, так как отследить все маршруты движений документов, определить взаимосвязи и делопроизводственные функции каждого из участников документооборота в масштабе большого предприятия посредством электронной почты и телефона предоставляется практически невозможным.Второй момент: заказчик должен понимать, что экономя на выезде исполнителя на обследование и запуск системы, он сознательно идет на то, что перекладывает эту работу на плечи своего персонала в лице технолога СЭД. Отсюда неминуемое увеличение сроков ввода системы в эксплуатацию, более медленное ее развитие и расширение. Если заказчик понимает, что СЭД ему нужна, денег на полный проект в бюджете не хватает, но есть возможность достраивать систему своими силами, пусть и медленно, то такой вариант внедрения может быть оправдан», - говорит Андрей Балабанов.

Итоги внедрения

Вернемся к реализации проекта, а точнее к тому ради чего все и начиналось – к результатам внедрения. Все поставленные задачи были решены. По результатам первого этапа проекта автоматизировано несколько рабочих мест для Управления делами Администрации и секретаря приемной.

На данный момент в Администрации  Куйбышева благодаря  системе «ДЕЛО» осуществляется регистрация обращений граждан, входящих и исходящих документов, формируются почтовые реестры. СЭД «Дело» позволяет отслеживать сроки и состояние исполнения документов. Более того, система электронного документооборота значительно облегчила поиск документов и позволяет списывать электронные карточки в номенклатурные дела. Появилась возможность добавления в систему электронных документов, что важно для последующих этапов развития СЭД.

В перспективе, как только специалисты заказчика освоят на практике новый программный продукт, Администрация Куйбышева планирует дозакупку рабочих мест СЭД «ДЕЛО» для подключения к работе в системе всех начальников управлений. Таким образом, будет создано единое рабочее пространство всех подразделений муниципалитета.

Автор: Денис Шишулин (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: автоматизация бизнес процессов, автоматизация бизнеса, система документооборота, автоматизация документооборота, автоматизация делопроизводства, СЭД, автоматизация, автоматизация процессов, система управления, документооборот, система электронного документооборота, ЭОС, электронный документооборот, организация документооборота, системы автоматизации, документооборот предприятия, интеграция, информационные системы, системный интегратор, СЭД Дело, электронные офисные системы

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



ИЛИ
     
 

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода и Поволжья

23.06.2017 Аграрии ставят на Big Data

22.06.2017 IT-стартапы развиваются быстрее

19.06.2017 Опоздали на 30 лет или черная дыра в архивном деле

19.06.2017 ТВ: теряя доверие

15.06.2017 Хайтек-зазеркалье: на пути в поле зрения

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

ITSZ.RU: последние новости Петербурга