Добавить новость
Добавить компанию
Добавить мероприятие
Тесты цифровой техники
|
|
|
Дистанционное внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Куйбышева Новосибирской области: экономия бюджета без потери качества
02.03.2020 15:27
версия для печати
На старте проекта: от журнальной формы к автоматизации основных документных процессовВ 2013 году перед Администрацией г. Куйбышева Новосибирской области была поставлена задача автоматизировать документооборот. На тот момент учет входящей корреспонденции осуществлялся традиционным образом, в бумажных журналах регистрации. В этих же журналах отмечались документы, подлежащие контролю, а выборку по срокам исполнения делали вручную. Исходящие документы фиксировались в таблице в Excel. Сотрудники тратили много времени на поиск нужной информации и не всегда могли отследить, где в настоящее время находится документ. В первую очередь автоматизации требовали следующие процессы:
Необходимо было выбрать СЭД, которая соответствует правилам делопроизводства в муниципальных органах и зарекомендовала себя как надежное решение. К этому моменту более 70 государственных организаций и учреждений региона уже использовали систему «ДЕЛО». В их числе — областное Законодательное Собрание, территориальные органы Минюста и Федеральной службы судебных приставов, десятки районных и городских судов. Положительный опыт использования в организациях со схожими процессами делопроизводства, соответствие ГОСТам, наличие в конфигурации «из коробки» всех функций, необходимых для поддержки документационных процессов в государственных структурах — все эти факторы говорили в пользу «ДЕЛА». При выборе СЭД для Администрации Куйбышева свою роль сыграло и то, что система проста в установке и настройке, а интерфейс ее удобен и понятен даже для неопытных пользователей. Внедрение СЭД по «удаленной схеме»Проект включал в себя несколько этапов:
Как и в большинстве муниципальных образований, в Администрации Куйбышева документооборот велся по унифицированным правилам. Компания «КС-Консалтинг» к моменту внедрения уже реализовала десятки подобных проектов. С учетом этих факторов было принято решение опробовать удаленный формат работы — провести обследование и подготовку к настройке СЭД дистанционно, без выезда на территорию заказчика. Специалисты «КС-Консалтинг» изучили инструкцию по делопроизводству, сводную номенклатуру дел, структуру Администрации, а также список пользователей, которые должны иметь доступ в СЭД, с перечнем основных должностных обязанностей каждого из них. Информацию собирали в основном по электронной почте, иногда созванивались с заказчиком по телефону. В ходе подготовки были решены следующие задачи:
Специалисты Администрации Куйбышева самостоятельно установили серверную часть системы и автоматизировали рабочие места сотрудников Управления делами Администрации и секретаря приемной. Также ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройку системы в соответствии с организационной структурой и схемой документооборота, учитывая рекомендации «КС-Консалтинг». Для поддержки пользователей на территории организации-клиента требовалось, чтобы один из сотрудников Администрации прошел обучение и получил сертификат системного технолога СЭД. Учитывая тот факт, что обязанности по установке ПО и обучению пользователей были возложены на специалиста заказчика, для него был проведен расширенный трехдневный курс на территории «КС-Консалтинг». Итоги внедрения СЭД: на пути к единому рабочему пространствуВ настоящий момент СЭД «ДЕЛО» активно используется сотрудниками Администрации. В 2018 году проведена дополнительная закупка рабочих мест системы. Широкие возможности программного продукта позволяют Администрации Куйбышева решать все необходимые задачи по поддержке документных процессов. В СЭД регистрируются обращения граждан, входящие и исходящие, формируются почтовые реестры. К регистрационным карточкам прикрепляются электронные образы документов. Функция контроля поручений помогает отслеживать сроки и состояние исполнения. В целом внедрение СЭД позволило упорядочить работу с входящими, исходящими документами и снизить затраты времени на поиск необходимой информации. Автоматизация контроля сроков исполнения поручений повысила эффективность работы сотрудников. В муниципалитете есть все предпосылки для создания единого рабочего пространства всех подразделений и перехода в дальнейшем на полностью электронный документооборот. Редактор раздела: Александр Авдеенко (info@mskit.ru) Рубрики: Интеграция, ПО, Управление документами
наверх
Для того, чтобы вставить ссылку на материал к себе на сайт надо:
|
|||||
А знаете ли Вы что?
NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода и Поволжья13.11.2024 Т2 запустил первый тариф после ребрендингаз>
13.11.2024 Т2 запустил первый тариф после ребрендинга 13.11.2024 Т2 запустил первый тариф после ребрендинга |
||||