Документооборот для оператора. Внедрение СЭД «Дело» в компании «Таттелеком»

О заказчике

ОАО «Таттелеком» образовано в июле 2003 г и является правопреемником ГУП УЭС «Таттелеком». В 2006 году к ОАО «Таттелеком» было присоединено ОАО «Казанская городская телефонная сеть». На данный момент, кроме КГТС, в «Таттелеком» входят 7 филиалов.

«Таттелеком» является крупнейшим на территории республики оператором проводной электросвязи, предоставляющим услуги зоновой и местной телефонной связи, документальной связи, проводного вещания, передачи данных (в т.ч. доступ в сеть Интернет), а также телематические услуги. Основным акционером ОАО «Таттелеком» является госхолдинг ОАО «Связьинвестнефтехим», которому принадлежат 87,2 % акций «Таттелекома». Всего на 1 октября 2009 года общее количество абонентов фиксированной телефонной связи «Таттелеком» превышало 813 тыс., а абонентов широкополосного доступа насчитывается 167,6 тыс.

Сейчас компания проводит активную политику по расширению присутствия на рынке связи и увеличению собственной доли. Так, в ноябре 2009 года ОАО «Таттелеком» объявило о приобретении двух операторов фиксированной связи Татарстана - ООО «Камател-К» (Альметьевск) и ООО «Камател К» (Нижнекамск).

Цели проекта

Уже на начальном этапе проекта среди глобальных целей автоматизации документооборота ОАО «Таттелеком» была реализация таких механизмов, как централизованный учет всей организационно-распорядительной и контрольно-учетной документации компании, гарантированная рассылка и централизованный контроль над перемещением документов по подразделениям. Кроме того, необходимо было обеспечить централизованный контроль за ходом исполнения директив, резолюций и поручений руководства «Таттелеком», контроля за сроками выполнения регламентных операций с документами, исполнения календарных планов по действующим договорам и мероприятиям сотрудниками подразделений аппарата и территориальных подразделений. Также важной задачей являлось создание механизма электронного согласования проектов договоров, писем, приказов и инструментов для обеспечения централизованного хранения электронных копий всех документов организации на едином сервере, с сохранением бумажных оригиналов документов в местах формирования и регистрации.

Используемое решение

В рамках проекта в ОАО «Таттелеком» используется система «Дело», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Она представляет собой комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. На сегодняшний день по данным исследовательских агентств «Дело» – самая популярная и распространенная СЭД в России.

В настоящее время «Дело» используют более 2 тыс. компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 тыс. Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «Дело». Согласно исследований аналитиков, на конец первого полугодия 2009 года система «Дело-Предприятие» занимала наибольшую долю рынка по количеству внедрений: на долю этого решения пришлось 35 % от общего количества новых проектов (у ближайшего конкурента 28 %).

Система «Дело» позволяет создать полноценный электронный документооборот. Она дает возможность комплексно автоматизировать документооборот организаций любой сферы деятельности и масштаба, а кроме того, позволяет плавно и без риска осуществить переход к современным технологиям управления электронными документами. Особенностью решения является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Заложенная в систему бизнес-логика без дополнительных доработок позволяет осуществлять контроль, последовательное и параллельное согласование, работать с различными видами поручений, создавать разнообразные отчеты и сводки, разграничивать права доступа к документу, делегировать полномочия и др.

Входящие в состав технические решения, методические материалы и технологии внедрения СЭД «Дело» разрабатываются на основе большого опыта компании ЭОС как экспертной компании на рынке СЭД и учитывают все особенности автоматизируемых бизнес-задач и потребностей заказчиков. Кроме того, «Дело» - это коробочное решение, не требующее постоянного вмешательства специалистов, а значит и дополнительных финансовых затрат на его поддержку.

Система «Дело» позволяет расширить свой функционал за счет подключения таких дополнительных модулей, как «Дело- web», ЭЦП и шифрование, «Мастер паролей», «Поточное сканирование», «Мониторинг документов», «Защита от несанкционированного доступа», «Подсистема оповещений и уведомлений», «Подсистема управления процессами», «Подсистема синхронизации данных «Кадры + Дело».

В СЭД «Дело» реализована и поддержка платформ и технологий ведущих вендоров, таких как Microsoft и Oracle, ABBYY, «КриптоПро», «СигналКом», Aladdin. Также возможна интеграция с пакетом Microsoft Office и решениями 1С, что обеспечено наличием открытого API-интерфейса.

Ход и результаты проекта

Проект по внедрению СЭД «Дело» в ОАО «Таттелеком» - достаточно длительный и производился в несколько этапов. Так, как рассказал Рустам Гайнутдинов, директор ООО «ИнфоИнжиниринг» - региональный представитель ЭОС в Республике Татарстан, одного из исполнителей проекта, первый этап начался в 2003 году и подразумевал внедрение 50 мест в подразделении ОАО «Таттелеком» - в ОАО «Казанская городская сеть». Все дальнейшие этапы расширения масштабов проекта были обусловлены, в том числе, удовлетворенностью заказчика эффективностью выбранного решения, надежностью и результатами первых этапов внедрения.

Второй этап,  который проходил в 2005 году, предполагал внедрение решения непосредственно в ОАО «Таттелеком» - в управлении, технических подразделениях в Казани и в 8 зональных узлах электросвязи (ЗУЭС). Всего в июле-декабре 2005 года системой «Дело» было охвачено164 рабочих места.

В течение 2006 года работы по внедрению СЭД в ОАО продолжаются, идет процесс интеграции СЭД ОАО «Таттелеком» и СЭД Казанской ГТС, ставшей производственным подразделением ОАО «Таттелеком». Начаты работы по установке СЭД на рабочих местах делопроизводителей в РУЭС. Таким образом, в рамках третьего этапа, длившегося с 2006 по 2009 гг. было произведено внедрение в 42 районных УЭС, расширение мест в управлении и технических подразделениях, оптимизация массового сканирования документов. В частности, в ноябре 2006 года компания «Таттелеком» закупила 97 рабочих мест подсистемы «Дело-web» для обеспечения удаленной работы с системой электронного документооборота. На тот момент в «Таттелеком» работало уже 214 рабочих мест системы электронного документооборота «Дело», а также 11 рабочих мест опции «Сканирование».

Значительное расширение масштабов проекта пришлось и на июль 2008 года. Тогда были приобретены 40 лицензий СЭД «Дело» и 60 лицензий подсистемы «Дело-web» – для организации мобильных рабочих мест и полноценного удаленного доступа и работы в системе. Таким образом, на тот момент общее число внедренных рабочих мест системы «Дело» достигло 380, а число рабочих мест подсистемы «Дело-web» превысило 120. , При этом в структурах ОАО «Таттелеком» использовались 24 рабочих места опции «Сканирование».

На сегодняшний день заказчик использует более чем 700 рабочих мест системы «Дело», а также различные опции системы, причем, последнее расширение масштабов проекта, пришедшееся на ноябрь 2009 года, было связано необходимостью подключения к системе новых сотрудников, ранее не использовавших систему «Дело», а также ряда территориальных подразделений. Последняя часть проекта позволила всем структурам ОАО «Таттелеком», включая подразделения аппарата и удаленные подразделения в других городах, перейти к использованию единых методов автоматизированного делопроизводства и безбумажным технологиям работы с внутренней документацией, а также осуществить введение жестких норм обеспечения конфиденциальности и исполнительской дисциплины при работе персонала с документами.

Кроме того, г-н Гайнутдинов рассказал, что в начале проекта по интеграции СЭД «Дело» в ОАО «Таттелком» «рассматривались возможности интеграции решения с 1С и с AXAPTA, но потом целесообразность интеграции была поставлена под сомнение». «Также в ходе проекта потребовалось решение возникших специфичных проблем, которые удалось урегулировать регламентным путем - изменили порядок работ, изменили подходы к решению проблем и реализовали это изменением настроек процессов в СЭД, - пояснил Рустам Гайнутдинов. - Также были разработаны дополнительные выходные формы и интерфейсы для служб контроля исполнения, договорного отдела, и т.п.».

Примечательно, что проект на этом не завершен: в дальнейшем предполагается увеличение количества рабочих мест системы, а кроме того, заказчиком рассматриваются предложения по внедрению подсистем ЭЦП, защиты информации и т.д.

Об исполнителях

Одной из особенностей проекта в ОАО «Таттелеком» стал тот факт, что для его реализации были выбраны сразу две компании: «АБАК», партнер компании ЭОС, и НПФ «ИнфоИнжиниринг», региональный представитель ЭОС в Республике Татарстан.

Рустам Гайнутдинов так прокомментировал такой подход: «Данный проект внедрения многогранен – это и поставка технических средств, и поставка и настройка базового программного обеспечения, и техническое сопровождение оборудования и базового ПО - это задачи компании «АБАК». Кроме того, «АБАК» координирует этапы и направления проекта. «ИнфоИнжиниринг» в свою очередь решает узкоспециальные задачи, связанные с СЭД «Дело», такие как разработка идеологии и нормативов системы, моделирование процессов и настройкой справочников, обучение и консалтинг пользователей, техническая поддержка системы «Дело».

Компания «АБАК» создана в 1991 году и является партнером компании ЭОС. Кроме того, «АБАК» занимается поставками и продажей оргтехники и программного обеспечения, расходных материалов офисного назначения, разрабатывает инженерные системы, системы телекоммуникаций, управления предприятием. АБАК является региональным сервисным центром компаний Xerox, Canon, Samsung, Hewlett Packard, Olivetti, Duplo, Epson, компьютеров марок Depo, Kraftway, K-Systems, IRU, Ilyama, NEC/Packard Bell, Rover, APC, IBM.

Казанская компания «ИнфоИнжиниринг» является региональным представителем компании ЭОС в Республике Татарстан и работает в сфере реинжиниринга бизнес-процессов предприятий и учреждений с применением информационных технологий в целях повышения управляемости и эффективности, внедрением, адаптацией и сопровождением автоматизированных корпоративных и офисных систем, а также обучением персонала и консалтингом при внедрении и сопровождении таких автоматизированных систем, как «Дело», «Кадры», «Архив», «Договоры», продуктов компании  ABBYY, Aladdin SS R.D.,  поставкой документных сканеров, и пр.. Компания обладает сертификатом Гильдии Управляющих Документацией, подтверждающим высокий профессиональный уровень проведения работ по предпроектному обследованию, внедрению и техническому сопровождению корпоративной системы автоматизации ДОУ «Дело» с учетом отечественных норм документационного обеспечения управления. Компания реализовывала проекты с использованием решения ЭОС в таких организациях как ОАО «Татнефть», ОАО «ТАНЕКО», ОАО «Нижнекамснефтехим», ОАО «ТАИФ-НК» (НПЗ), ЗАО «ХК «Золотой Колос», ОАО «Казанский моторостроительный завод», ОАО «Казанский вертолетный завод», Законодательное собрание Ульяновской области, Администрации городов Нижнекамск и Альметьевск, и еще более 40 предприятий и учреждений.

В ИнфоиНнжиниринг так комментируют ситуация на рынке СЭД региона: «Динамика внедрений чувствуется, активно работают конкуренты, - рассказал г-н Гайнутдинов. – Спрос на системы автоматизации документооборота имеется, но пока тяжело с ресурсами – на многих компаниях региона сказался экономический кризис. Это заставляет  часть заказчиков ориентироваться на более простые и дешевые решения, на те, которые, как им кажется, можно доделать и внедрить самим. Обычно потом своим результатом заказчик не доволен, но второй раз заново покупают СЭД только единицы – дважды платить за СЭД ресурсов пока нет».