Внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края

Заказчик

Государственные и муниципальные архивы Ставропольского края.

Проект

Внедрение в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края автоматизированной системы «Архивный фонд 4.0», предназначенной для ведения государственного учета, информационной поддержки и обеспечения сохранности архивных документов, создания научно-справочного аппарата к архивным документам. 

Проект осуществляет

Группа компаний «Бизнес ИТ» (Ставрополь), Серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) (Москва).

Выбор системы

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» – разработка компании «Электронные Офисные Системы», выполненная по заказу Федерального архивного агентства –  это новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов, предназначенное для автоматизации передачи дел на хранение от организаций и предприятий.

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» является основой системы автоматизации централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

По данным на июль 2010 г. с программой начали работу почти все федеральные архивы и 80% государственных архивов субъектов РФ. Полностью перешли на ведение АФ4 госархивы приблизительно 25% субъектов Федерации, на следующий год планируется  подключение остальных.

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» передан в:

• Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ);
• Российский государственный архив древних актов (РГАДА);
• Российский государственный исторический архив (РГИА);
• Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);
• Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ);
• Российский государственный архив экономики (РГАЭ);
• Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);
• Российский государственный военный архив (РГВА);
• Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ);
• Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД);
• Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в Самаре;
• Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД);
• Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД);
• Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ);
• Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) и др.

В 2009 году Федеральным архивным агентством было принято решение о внедрении программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в федеральных, государственных архивах субъектов РФ и муниципальных архивах.

В государственных и муниципальных архивах Ставропольского края внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0» проводила компания «Бизнес ИТ» – партнер ЭОС. 

Ситуация к началу проекта

До внедрения программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края использовалась предыдущая версия системы (3.0). Основное отличие этих систем заключается в том, что «Архивный фонд 4.0» – клиент-серверная система, обеспечивающая одновременную многопользовательскую работу, которую поддерживал ПК «Архивный фонд 3.0». В ПК «Архивный фонд 4.0» существенно расширены функциональные возможности, по сравнению с ПК «Архивный фонд 3.0».

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0»:

• обеспечивает возможность автоматизированного учета кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также документов на электронных носителях;
• обеспечивает возможность прикрепления файлов соответствующих форматов к карточкам описания архивных документов на всех уровнях;
• обеспечивает информационную поддержку обеспечения сохранности архивных документов, включая возможность формирования паспорта архивохранилища;
• обеспечивает возможность формирования структуры архивохранилища, что упрощает работу по топографированию архивных документов;
• обеспечивает возможность формирования произвольного количества схем классификации (рубрикаторов) фондов, описей, дел и документов, что позволяет формировать структуры путеводителей по фондам различных каталогов и указателей на уровнях от фонда до документа;
• возможность автоматизированного подсчета, проверки и контроля объемных показателей при движении архивных документов;
• обеспечивает возможность протоколирования действий пользователей;
• обеспечивает возможность перемещения дел из одной описи в другую, в случае переработки описи, перемещение дел из одного фонда в другой;
• возможность автоматизированного ведения каталога на основе ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.);
• гибкая система поиска информации:

   -     формирование и сохранение поисковых запросов;

-        поиск по большинству реквизитов архивных документов (более 150 значений);

-        поиск по текстам прикрепленных электронных документов;

-        формирование отчетов по результатам поиска;

• возможность формирования отчетных документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.).

Цель проекта

Внедрение автоматизированной системы ведения централизованного государственного учета архивных документов государственных и муниципальных архивов Ставропольского края, которая обеспечит:

• ведение учета и научно-справочного аппарата на уровне архивного фонда, описи, единиц хранения/единиц учета;
• учет движения документов;
• формирование паспортов архива и архивохранилища;
• формирование отчетов;
• поиск информации и топография.

Результаты проекта

Специалисты компании «Бизнес ИТ», прошедшие обучение и получившие сертификаты компании «Электронные Офисные Системы», проводили подробные консультации для работников государственных и муниципальных архивов Ставропольского края в классах Учебного центра компании «Бизнес ИТ».

В ходе консультаций были рассмотрены следующие вопросы:

• назначение программного комплекса «Архивный фонд 4.0»;
• плюсы программы  (сравнение с предыдущей версией);
• установка и настройка программного комплекса «Архивный фонд 4.0», а также конвертация данных из ПК «Архивный фонд 3»;
• основы работы с ПК на всех уровнях ведения учета от фондов до единиц хранения/единиц учета и документов.

В результате работы специалистов компании «Бизнес ИТ» программный комплекс «Архивный фонд 4.0» был установлен и настроен в обоих государственных архивах Ставропольского края (Государственный архив СК и Государственный архив новейшей истории СК), а также в 25 муниципальных архивах СК.

В настоящее время специалисты компании «Бизнес ИТ» оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.

Дополнительные сведения

Внедрение осуществляла группа компаний «Бизнес ИТ» – Серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы». За 15 лет работы компания «Бизнес ИТ» стала крупнейшим центром разработки, внедрения программных комплексов и оказания консалтинговых услуг в Ставропольском крае. Одно из приоритетных направлений компании на сегодняшний день – направление автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.