rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 

Внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края

Внедрение в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края автоматизированной системы «Архивный фонд 4.0», предназначенной для ведения государственного учета, информационной поддержки и обеспечения сохранности архивных документов, создания научно-справочного аппарата к архивным документам.

Заказчик

Государственные и муниципальные архивы Ставропольского края.

Проект

Внедрение в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края автоматизированной системы «Архивный фонд 4.0», предназначенной для ведения государственного учета, информационной поддержки и обеспечения сохранности архивных документов, создания научно-справочного аппарата к архивным документам. 

Проект осуществляет

Группа компаний «Бизнес ИТ» (Ставрополь), Серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) (Москва).

Выбор системы

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» – разработка компании «Электронные Офисные Системы», выполненная по заказу Федерального архивного агентства –  это новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов, предназначенное для автоматизации передачи дел на хранение от организаций и предприятий.

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» является основой системы автоматизации централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

По данным на июль 2010 г. с программой начали работу почти все федеральные архивы и 80% государственных архивов субъектов РФ. Полностью перешли на ведение АФ4 госархивы приблизительно 25% субъектов Федерации, на следующий год планируется  подключение остальных.

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» передан в:

  • Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ);
  • Российский государственный архив древних актов (РГАДА);
  • Российский государственный исторический архив (РГИА);
  • Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);
  • Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ);
  • Российский государственный архив экономики (РГАЭ);
  • Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);
  • Российский государственный военный архив (РГВА);
  • Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ);
  • Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД);
  • Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в Самаре;
  • Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД);
  • Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД);
  • Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ);
  • Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) и др.

В 2009 году Федеральным архивным агентством было принято решение о внедрении программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в федеральных, государственных архивах субъектов РФ и муниципальных архивах.

В государственных и муниципальных архивах Ставропольского края внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0» проводила компания «Бизнес ИТ» – партнер ЭОС. 

Ситуация к началу проекта

До внедрения программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края использовалась предыдущая версия системы (3.0). Основное отличие этих систем заключается в том, что «Архивный фонд 4.0» – клиент-серверная система, обеспечивающая одновременную многопользовательскую работу, которую поддерживал ПК «Архивный фонд 3.0». В ПК «Архивный фонд 4.0» существенно расширены функциональные возможности, по сравнению с ПК «Архивный фонд 3.0».

Программный комплекс «Архивный фонд 4.0»:

  • обеспечивает возможность автоматизированного учета кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также документов на электронных носителях;
  • обеспечивает возможность прикрепления файлов соответствующих форматов к карточкам описания архивных документов на всех уровнях;
  • обеспечивает информационную поддержку обеспечения сохранности архивных документов, включая возможность формирования паспорта архивохранилища;
  • обеспечивает возможность формирования структуры архивохранилища, что упрощает работу по топографированию архивных документов;
  • обеспечивает возможность формирования произвольного количества схем классификации (рубрикаторов) фондов, описей, дел и документов, что позволяет формировать структуры путеводителей по фондам различных каталогов и указателей на уровнях от фонда до документа;
  • возможность автоматизированного подсчета, проверки и контроля объемных показателей при движении архивных документов;
  • обеспечивает возможность протоколирования действий пользователей;
  • обеспечивает возможность перемещения дел из одной описи в другую, в случае переработки описи, перемещение дел из одного фонда в другой;
  • возможность автоматизированного ведения каталога на основе ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.);
  • гибкая система поиска информации:

   -     формирование и сохранение поисковых запросов;

-        поиск по большинству реквизитов архивных документов (более 150 значений);

-        поиск по текстам прикрепленных электронных документов;

-        формирование отчетов по результатам поиска;

  • возможность формирования отчетных документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.).

Цель проекта

Внедрение автоматизированной системы ведения централизованного государственного учета архивных документов государственных и муниципальных архивов Ставропольского края, которая обеспечит:

  • ведение учета и научно-справочного аппарата на уровне архивного фонда, описи, единиц хранения/единиц учета;
  • учет движения документов;
  • формирование паспортов архива и архивохранилища;
  • формирование отчетов;
  • поиск информации и топография.

Результаты проекта

Специалисты компании «Бизнес ИТ», прошедшие обучение и получившие сертификаты компании «Электронные Офисные Системы», проводили подробные консультации для работников государственных и муниципальных архивов Ставропольского края в классах Учебного центра компании «Бизнес ИТ».

В ходе консультаций были рассмотрены следующие вопросы:

  • назначение программного комплекса «Архивный фонд 4.0»;
  • плюсы программы  (сравнение с предыдущей версией);
  • установка и настройка программного комплекса «Архивный фонд 4.0», а также конвертация данных из ПК «Архивный фонд 3»;
  • основы работы с ПК на всех уровнях ведения учета от фондов до единиц хранения/единиц учета и документов.

В результате работы специалистов компании «Бизнес ИТ» программный комплекс «Архивный фонд 4.0» был установлен и настроен в обоих государственных архивах Ставропольского края (Государственный архив СК и Государственный архив новейшей истории СК), а также в 25 муниципальных архивах СК.

В настоящее время специалисты компании «Бизнес ИТ» оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.

Дополнительные сведения

Внедрение осуществляла группа компаний «Бизнес ИТ» – Серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы». За 15 лет работы компания «Бизнес ИТ» стала крупнейшим центром разработки, внедрения программных комплексов и оказания консалтинговых услуг в Ставропольском крае. Одно из приоритетных направлений компании на сегодняшний день – направление автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Редактор раздела: Юрий Мальцев (maltsev@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: внедрение

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



ИЛИ
     
 

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода и Поволжья

17.10.2018 Инновации в России: фестиваль форматов

16.10.2018 Цифровая трансформация: пора налить воду в бассейн

16.10.2018 На «ПРОФ-IT» показали отечественные интегрированные решения

15.10.2018 Россияне распробовали бесконтактные платежи

14.10.2018 Великий Новгород хочет стать цифровым регионом

09.10.2018 Информационная безопасность сбавит темы роста

04.10.2018 Цифровой опыт разочаровывает пользователей

03.10.2018 Microsoft обновляет Windows 10 и поднимает цену на Office 365

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

ITSZ.RU: последние новости Петербурга