«Евфрат-Документооборот» помогает геологам

Федеральное государственное унитарное предприятие «Центральный научно-исследовательский институт геологии нерудных полезных ископаемых» (ФГУП «ЦНИИгеолнеруд») является базовой научной организацией Министерства природных ресурсов Российской Федерации в области геологического изучения, воспроизводства и использования минерально-сырьевой базы нерудных полезных ископаемых, обеспечения научно-методического сопровождения геологоразведочных работ. Институт был образован в 1945 года в составе Казанского филиала АН СССР. Сейчас ФГУП «ЦНИИгеолнеруд» проводит комплексные фундаментальные и прикладные исследования по геологии, прогнозу и поискам, геолого-экономической и аналитико-технологической оценке месторождений нерудных полезных ископаемых, осуществляет научно-методическое, информационно-аналитическое и нормативное обеспечение геологоразведочных работ, комплексные лабораторные минералого-аналитические, экологические и радиационно-гигиенические исследования и технологические испытания сырья, арбитражный контроль. Предприятие располагается в городе Казань.

Вопрос о переходе на работу с электронными документами в системе электронного документооборота (СЭД) был поднят в институте в 2005 году в связи со сложностью отслеживания движения документов. «Исторически сложилось так, что вся входящая/исходящая почта у нас регистрировалась в журнале. Со временем добавился журнал принятых/отправленных факсов. С появлением электронной почты постоянно поднимался вопрос о ее регистрации в части официальных писем. Часто возникали проблемы с поиском той или иной корреспонденции, забывались или игнорировались поручения и распоряжения, которые ставились сотрудникам на исполнение. Проблемы с документооборотом возникали все чаще и стали серьезнее, когда институт стал проводить работы на федеральном уровне, охватывая практически все регионы, и за одним исполнителем закреплялись несколько тематик. Добиться выполнения всех поручений без контроля за их исполнением стало невозможно. Как следствие, в 2005 году руководством института была поставлена задача о внедрении электронного документооборота», - пояснил зав.отделом компьютерного обеспечения «ЦНИИгеолнеруд» Масхут Габдуллин.

Выбор системы был поручен сотрудникам отдела компьютерного обеспечения. Основными критериями, предъявляемыми к СЭД, были простота использования и возможность ведения централизованной базы данных для пользователей организации. В результате исследования различных систем, в ходе которого анализировались данные из Интернета, различные отзывы и рекомендации, была выбрана система «Евфрат-Документооборот», разработка российской компании Cognitive Technologies. Эта СЭД включает в себя все функции, необходимые для организации управления и хранения документов, организации коллективной работы персонала, автоматизации и оптимизации информационных потоков предприятия. Система рассчитана на работу в рамках как небольшого отдела, так и территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. В пользу «Евфрат-Документооборот» говорило, в частности, то, что система проста в обучении и в использовании, имеет гибкий инструментарий для адаптации под задачи предприятия, а входящая в комплект поставки СУБД обеспечивает надёжное хранение данных и быстрый доступ к ним в локальной сети.

Внедрение системы в институте осуществлялось самостоятельно сотрудниками «ЦНИИгеолнеруд». После полугодовой эксплуатации СЭД была приобретена официально.

К настоящему моменту система «Евфрат-Документооборот» используется в институте уже около года. Сейчас с помощью СЭД институт проводит регистрацию почтовой корреспонденции, факсов, электронной почты, также использует диспетчер-контролер исполнения. По наблюдениям специалистов заказчика, результатом работы СЭД в ФГУП «ЦНИИгеолнеруд» стало повышение качества работы с документами и контроля исполнения поручений, исключение потерь документов и сокращение времени их поиска. Возможность построения отчетов позволяет руководству оценивать загруженность сотрудников и при необходимости перераспределять нагрузку в коллективе.

Как рассказал Масхут Габдуллин, другие информационные системы, используемые институтом - это собственные разработки либо «ЦНИИгеолнеруд», либо его заказчиков, в общем направлении - это геоинформационные системы.

Отметим, что конструирование баз и банков данных, цифровая картография, создание ГИС-проектов в среде Arc/ Info и MapInfo, разработка информационно-аналитических систем находится в компетенции отдела компьютерных технологий и дистанционных методов, который работает в составе «ЦНИИгеолнеруд». Отдел является базовым подразделением специализированного компьютерно-аналитического центра «ЦНИИгеолнеруд» и обеспечивает ведение банка цифровой геологической информации по отрасли неметаллов.

В последние годы в отделе разработана продукция, которая может быть применена в отрасли, как в научно-исследовательских работах, так и в производственной сфере на поисковой и поисково-оценочной стадиях геологоразведочных и при проведении средне-крупномасштабных геологосъемочных работ. Например, это ГИС «Неметаллы России» - программная система ведения геолого-экономического мониторинга минерально-сырьевой базы неметаллов России с базами данных и комплексом цифровых специализированных карт, ГИС «Разрез» - программная система для создания компьютерных моделей месторождений и перспективных рудных объектов, с базами данных первичной геологической информации (документация скважин, горных выработок, данные лабораторных анализов и технологических испытаний), цифровыми топопланами и геологическими картами участков, ГИС АСГЭМ – автоматизированная система регионального геолого-экономического мониторинга минерально-сырьевой базы твердых полезных ископаемых, в т.ч. по Республике Татарстан и Приволжскому федеральному округу, ГИС «Геологическая карта Республики Татарстан масштаба 1:200 000» с комплектом цифровых карт и объяснительной запиской.

Что касается «Евфрат-Документооборот», то в ПФО о приобретении этого продукта объявляли также ООО «Самарский деловой центр» (см. выпуск новостей от 25 мая 2006 г.), Нижегородский машиностроительный завод (ОАО “НМЗ”) (см. выпуск новостей от 31 мая 2006 г.) и Межрегиональный открытый социальный институт (МОСИ г. Йошкар-Ола) (см. выпуск новостей от 17 июля 2006 г.), Самарская телекоммуникационная компания «Связь-Стройкомплект» (см. выпуск новостей от 5 сентября 2006 г.). В феврале 2007 года компания Cognitive Technologies объявила о проведении благотворительной акции - бесплатной поставке комплектов системы электронного документооборота «Евфрат-Документооборот» для Сепычевской средней школы Пермской области. Передачу программного продукта осуществил партнер Cognitive Technologies в Пермском крае - компания «Индукция» (см. выпуск дайджеста от 21 февраля 2007 г.).

Еще об одном проекте, реализованном в ПФО Cognitive Technologies, было объявлено в середине февраля 2006 года. Самая крупная гостиница города Саратова «Словакия» автоматизировала систему регистрации гостей с помощью технологии сканирования и распознавания паспортов Scanifi API: Passport компании Cognitive Technologies. Данная система позволяет автоматизировать обработку широкого спектра документов, удостоверяющих личность: паспорт гражданина РФ, загранпаспорт, водительское удостоверение, свидетельство о регистрации транспортного средства и др. После сканирования документов, в результате работы программы, графические образы отсканированных документов автоматически распознаются, выделяются текстовые поля (ФИО, адрес, паспортные данные), фотография и подпись. Кроме того, система решает задачи по отделению полезной текстовой информации от цветного фона и других «шумовых» элементов. Распознанные данные проходят необходимый перекрестный и логический контроль и передаются в информационную систему в требуемом формате. Фотография и подпись владельца документа запоминаются в графическом формате. При всем этом, весь процесс обработки документа целиком занимает немногим более 5 секунд.

Scanify API: Passport может быть встроена в информационную систему заказчика, не меняя структуры данной системы. Таким образом, система позволяет пользователю получить новые возможности в привычной для него программе. Так, в гостинице «Словакия» система была встроена в информационную систему «Портье», разработанную на платформе «1С:Бухгалтерия» в конфигурации для управления гостиничным учётом. В результате, если раньше полный процесс регистрации посетителя в гостинице занимал от 5 до 15 минут, то теперь это происходит менее, чем за 30 секунд. При этом, анкета гостя заполняется автоматически на основе считанных паспортных данных и включает отсканированную фотографию, что позволяет повысить информативность и достоверность данных о клиенте.