В ГК «Диэлектрические кабельные системы» упрощены процессы обмена документацией

Группа компаний «Диэлектрические кабельные системы» основана в 1998 году. Сегодня она является одним из лидеров отрасли. «ДКС» обеспечивает мировой рынок высококачественными электротехническими изделиями. В состав группы входят три подразделения: «ДКС Россия», «ДКС Украина» и «ДКС Европа». Компания имеет разветвленную сеть региональных представительств, что делает особенно важным постоянное поддержание эффективности внутренних процессов.

Региональная структура «ДКС» влечет за собой сложности в организации обмена документами и информации между филиалами и представительствами: затрудненное согласование и длительная обработка документов, слабый контроль исполнения. Для того чтобы упростить процесс согласования договорных документов и не допустить потерю документов, руководство компании приняло решение внедрения ECM-системы. По результатам конкурсного отбора интегратором проекта была выбрана компания Акелон (генеральный партнер DIRECTUM), которая предложила решение на технологической платформе DIRECTUM.

Проект внедрения стартовал в январе 2012 года и проходил в два этапа. Первоначально, специалисты Акелона провели комплексное исследование бизнес-процессов. В результате разработали модели и сформировали рекомендации по оптимизации бизнес-процессов, а также подготовили подробное техническое задание.

В рамках второго этапа были автоматизированы процессы::

● регистрации входящих и исходящих документов;

● обработки договорных документов: согласование, подписание, регистрация, а также обмен договорными документами с партнерами компании;

● согласования приказов и распоряжений;

● подготовки, рассмотрения и исполнения служебных записок;

● управления и планирования совещаний и контроля исполнения решений;

● создания и движения внутри компании документации по командировкам;

● контроля исполнения поручений.

Основой оптимизации бизнес-процессов стал функционал Базовых модулей и бизнес-решений «Классическое делопроизводство», «Управление договорами», «Управление совещаниями и заседаниями».

В ходе внедрения учебным центром компании Акелон было проведено обучение сотрудников «ДКС» работе в DIRECTUM. Обучающие семинары позволили эффективно начать работать с системой уже с первых дней эксплуатации как рядовым сотрудникам, так и руководителям высшего звена.

Сегодня система установлена и эксплуатируется в головном офисе, который находится в Твери и Московском представительстве, а также во всех филиалах и удаленных подразделениях. В дальнейшем компания «ДКС» планирует развивать СЭД, автоматизировать процессы управления финансовым архивом и службой сервиса.